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Microsoft Teams: Welche Dienste kann ich nutzen und wie hängen diese zusammen?

Vier Menschen kommunizieren über ihr Smartphone - Soziales Netzwerk - Internet - Kommunikation
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Mit Microsoft 365 oder Office 365 bekommt man eine Menge an Tools und Diensten für seine Lizenz, so viele, dass die meisten Unternehmen überfordert sind. Es liegt also nahe, alles in ein Tool zu „stopfen“ und dieses zu positionieren. Das funktioniert ja mit Microsoft Teams schon ganz gut. Doch was steckt nun wirklich hinter Teams und wie hängen die einzelnen Services alle zusammen? Und woran liegt es, wenn Fachabteilungen mit diesen Tools dennoch überfordert sind?

Persönliche Produktivität mit Teams steigern

Mit Microsoft Teams kann man nicht nur gut im Team zusammen arbeiten, sondern hat auch die Möglichkeit sich selbst zu organisieren und produktiver zu werden. Folgende Möglichkeiten können genutzt werden:

  • Aktivitäten, die mich betreffen (Teams Activity Feed)
  • Aufgaben, die mich betreffen (Planner Activity Feed)
  • Persönliche Dateien verwalten (One Drive for Business integriert)
  • Persönlicher Kalender (Exchange Online und Outlook integriert)

Neben Teams stehen BenutzerInnen auch Tools, wie Planner und OneNote zur persönlichen Produktivität zur Verfügung. Dort kann man seine eigenen Aufgaben und Notizen verwalten. Aktuell ist dies noch nicht alles sauber in Teams integriert. Teams ist nach wie vor, auch wenn es einige persönliche Bereiche bereits gut abgebildet/integriert hat, noch nicht mit allen persönlichen Funktionalitäten in Office 365 nahtlos integriert.

Kommunikation im Unternehmen fördern

Hier spielt Teams wohl eine seiner großen Stärken aus und die ehemals unter Skype bekannten Technologien sind sehr charmant integriert. Und ehrlich gesagt funktioniert dies mittlerweile auch sehr gut, Zur Verfügung stehen:.

  • 1:1 Unterhaltungen (1:1 Chats)
  • Gruppen-Unterhaltungen (Group Chats)
  • Meetings über Kalender (Meeting Chat, Video, Bildschirm teilen, Voice inkl. Aufzeichnung)
  • Telefonie (Calls, Call Summary)

Es handelt sich hierbei um die vielen Möglichkeiten, die Microsoft mit Skype Business Online nun in Teams zusammenführt. Microsoft Teams wird damit zur einer zentralen Kommunikationsplattform für Unternehmen. Mit Microsoft 365 und Office 365 stehen damit Unternehmen jeder Größenordnung diese Funktionalitäten zur Verfügung.

Zusammenarbeit im Unternehmen effizient nutzen

Die große Stärke von Microsoft Teams liegt in der Zusammenarbeit in Gruppen (= Teams, Office 365 Group), in denen Benutzergruppen ihre gemeinsame Arbeit organisieren können. Durch ein App-Modell stehen zahlreiche Erweiterungen zur Verfügung. Die wichtigsten Basismöglichkeiten, die geboten werden, sind:

  • Gruppen-Unterhaltung im Team (Permanent Group Chat)
  • Gruppen-Dateien (Dateien im Team verwalten/bearbeiten)
  • Gruppen-Wiki (gemeinsam in einem Wiki arbeiten)
  • Gruppen-Aufgaben (Planner, an Aufgaben im Team arbeiten)
  • Gruppen-Notizen (OneNote, gemeinsame Mitschriften, auch mit Stift und Tablet)

Wir denken, dass dies einmal die wichtigsten Komponenten sind, die man bei der Einführung im Unternehmen verwenden sollte. Natürlich kann man auch die eine oder andere Erweiterung mitnehmen oder auch mit weniger starten.

UNSER TIPP: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass BenutzerInnen in Unternehmen von der Vielzahl an neuen Möglichkeiten schlichtweg überfordert sind. Daher gilt vor allem bei der Einführung und am Anfang: Weniger Tools sind mehr. Man sollte die BenutzerInnen auf keinen Fall überfordern. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die ihre Kommunikation bisher auf E-Mails aufgebaut haben.

Microsoft Teams funktioniert nicht ohne digitale Arbeitskultur

Viele Unternehmen setzen vermehrt auf die neuen Möglichkeiten der Microsoft 365-/Office 365-Plattform und insbesondere Microsoft Teams im o.a. Umfang, um einen modernen digitalen Arbeitsplatz zu etablieren. Dabei wird meist auf eine entsprechende digitale Arbeitskultur vergessen. Diese ist aber für den erfolgreichen Einsatz solcher Werkzeuge unbedingt notwendig. Microsoft Teams im o.a. Funktionsumfang einfach über IT-Departments freizuschalten und zu glauben, dass die entsprechenden Fachabteilungen damit sofort arbeiten werden, ist oft einfach zu wenig. Viele Unternehmen mussten dies schmerzhaft feststellen oder tun dies gerade.

Die Herausforderung bei der Einführung von Microsoft Teams liegt damit vermehrt in den Begleitmaßnahmen, die Unternehmen umsetzen müssen, damit eine digitale Kommunikation und Zusammenarbeit entstehen kann. Interne Marketing- und Kommunikationsabteilungen müssen unbedingt zugezogen werden. Microsoft Teams darf nicht nur ein Technologieprojekt alleine sein, denn Microsoft Teams alleine wird die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen nicht verbessern.

Weitere Infos zu den genannten Technologien

Sie wollen wissen, wie Microsoft Teams und die anderen Microsoft 365-/Office 365-Komponenten zusammen hängen? Dann schauen sie doch schnell hier vorbei: Microsoft Teams as part of Microsoft 365.

Sie wollen erfahren, wie man Microsoft Teams richtig einsetzt? Dann werfen Sie doch einen Blick hierauf: Microsoft Teams im Einsatz bei Klinger Holding GmbH.

Weitere Office 365 Productivity Blogbeiträge zu Microsoft Teams:

Verwaltung von Meetingräumen in Microsoft Teams mit Hilfe von PowerShell

Microsoft Teams vollautomatisch erstellen

Microsoft Teams – Das All-In-One Frontend

Global Azure Bootcamp 2017 Nachlese: Microsoft Teams um smarte Bots erweitern – Teil 1

Global Azure Bootcamp 2017 Nachlese: Microsoft Teams um smarte Bots erweitern – Teil 2

Vortrag zum Download: Microsoft Teams um smarte Bots erweitern

Willkommen Microsoft Teams – einfaches „ready to use“ Teamwork

Wenn Sie noch mehr wissen wollen, dann können Sie uns hier gerne kontaktieren!

Nahed Hatahet

The author Nahed Hatahet

Nahed Hatahet ist Gründer und Geschäftsführer eines Wiener IT-Beratungsunternehmens und Produktivitätsberater. Seit 2010 informiert er im Netz über SharePoint in Blogbeiträgen auf seinen Blogs, die heute alle in www.sharepoint.at vereint sind. Nahed bringt mehr als 23 Jahre Berufserfahrung in der strategischen Beratung und Realisierung von IT-Produktivitätslösungen ein und betreut aktuell mit seinem Unternehmen und Team zahlreiche Groß- und Mittelstandskunden-Projekte im nationalen und internationalen SharePoint- und Office 365-Umfeld. Er engagiert sich bereits seit der Geburt von SharePoint mit diesen Technologien und konnte sich als Produktivitätsexperte im SharePoint-, Office 365- und Azure-Umfeld einen Namen machen. Nahed ist bekannt für seine Technologieleidenschaft, die bei Gesprächen und seinen Vorträgen auch schon mal zu spüren ist.

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