Du stehst vor der Entscheidung, ob du in Microsofts neues SharePoint Online Premium investieren solltest? Lass uns gemeinsam die drei wichtigsten Neuerungen für Endbenutzer dieser Plattform unter die Lupe nehmen und einen kritischen Blick darauf werfen.
Grundlegend lassen sich die Features in SharePoint Premium in drei verschiedene Kategorien gliedern
1. Inhaltsverarbeitung
2. Inhaltsverwaltung
3. Inhaltserfahrung
Lass mich im Weiteren diese drei Kategorien näher beschreiben, um dir eine Vorstellung darüber zu geben, was Microsoft mit diesen Begriffen im Rahmen des SharePoint Premium verfolgt.
1. Inhaltsverarbeitung
Die Inhaltsverarbeitung lässt sich in mehrere Unterpunkte und Features gliedern. Leider kann ich im Rahmen dieses Blogbeitrags nicht bei jedem Feature tief in die Materie eintauchen, dennoch möchte ich jedes einzelne Feature kurz beschreiben.
Pay-as-you-go Features:
- Document processing
- Content Assembly
- Image Tagging
- Taxonomy Tagging
- Autofill Columns
- Document Translation
- SharePoint eSignature
- Optical Character Recognition (OCR)
- Advanced Fileviewer / Annotation Feature
Lizenz Features
- Content Query
- Merge or Extract PDFs
- Processing Rules
- Premium Taxonomy Features
Document processing
Zu Deutsch die „Dokumentenverarbeitung“ ermöglicht es mittels eines AI-Models, dass durch Administratoren eures Unternehmens trainiert werden kann, Inhalte aus Dokumenten automatisiert auslesen zu lassen um mit den gewonnenen Daten Metadatenfelder, also Spalten in eurer SharePoint Online Dokumentenbibliothek zu befüllen.
Content Assembly
Zu Deutsch die „Inhaltsgenerierung“ kann salopp mit Templates verglichen werden, nur dass mithilfe des Content Assemblies Dokumente basierend auf der Eingabe von Daten durch den User im Form eines Formulars mittels KI automatisiert basierend auf einem zuvor definierten Template mit Inhalten befüllt werden. So könnt ihr beispielsweise ein Standard Angebot durch das Befüllen von einem kurzen Formular individualisiert mithilfe dieses SharePoint Premium Features erstellen lassen.
Image Tagging
Mithilfe von AI Vision wird das hochgeladene Bild von Microsoft AI analysiert. Mit den gewonnenen Daten wird eine Spalte „Image Tags“ automatisiert befüllt. Diesen Usecase haben wir bei HATAHET schon vor einigen Jahren mittels KI-APIs von Microsoft umgesetzt.
Der Picture-Resizer für Office 365 ermöglicht es, Bilder nicht nur automatisch auf die gewünschte Größe zu reduzieren, sondern auch deren Informationsgehalt durch Tags zu speichern. Damit wird er zu einem unverzichtbaren Tool für Unternehmen, die ihre Bildverarbeitung effizienter gestalten möchten. Automatisiert abgelegte Bilder in Bibliotheken werden direkt mit Metadaten versehen. Mehr über den Picture-Resizer, können Sie im Blog nachlesen: https://www.office365blog.at/2019/02/20/der-hatahet-must-have-picture-resizer-online/
Taxonomy Tagging
Das Dokument wird nach bestimmten Schlagwörtern durchsucht um basierend auf den gewonnenen Daten eine Beschlagwortung durchzuführen welche Anhand der vorhandenen Taxonomybäumen entsprechend konfiguriert und beschlagwortet werden kann.
Autofill Columns
Prompting nun auch für die Befüllung von Metadaten Feldern bzw. Spalten innerhalb einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek. Mithilfe von „Autofill Columns“ kann man Beispielsweise mit einem Prompt „Füge die Kundenadresse in die Adressspalte ein“ die Adresse, welche sich im einem Dokument wie beispielsweise einem Angebot befindet, von der KI automatisch befüllen lassen.
Document Translation
Ein doch eher selbsterklärendes Feature 😉 durch die Document Translation lässt sich ein Dokument von einer Sprache in eine andere Sprache übersetzen. Auch hier gilt natürlich „Vorsicht, besser als Nachsicht“ von KI übersetzte Texte sind aktuell oft noch nicht Kunden tauglich oder rechtlich abgesichert. Als übersetztes Dokument für einen anders sprachigen Kollegen oder eine Kollegin hingegen kann dieses Feature sehr viel Zeit ersparen.
SharePoint eSignature
Wir kennen es alle – diverse Dritthersteller bieten uns diese Funktionalität schon seit gefühlt einer Ewigkeit. Nun hat man mithilfe eines einfachen „Signature Request Workflows“ auf mit SharePoint Out of the box Features die Möglichkeit ein Dokument digital signieren zu können.
Optical Character Recognition (OCR)
Auch das ist kein neues Feature – OCR gescannte Dokumente werden schon seit langer Zeit in SharePoint erkannt. Jetzt ist jedoch neu, dass SharePoint Online die OCR Erkennung selbständig durchführen kann. Wird nun ein als Bild eingescanntes PDF in eine Dokumentenbibliothek hochgeladen, kann mit Hilfe dieses Features der Inhalt dieses Dokuments für die SharePoint Suche durchsuchbar gemacht werden.
Das war aber noch nicht alles! Selbst normale Bilder wie JPEGS, PNGs und wie sie alle heißen können nun, solange darauf Schrift zu erkennen ist durch die vollindizierte Suche von SharePoint Online gefunden werden!
Advanced Fileviewer / Annotation Feature
*ENDLICH* schallt es in meinem Kopf, wie ich diese Nachricht gelesen habe. Endlich werden Dokumente mit einem nicht unterstützten Filetyp wie AUTOCAD Files und ähnliches nicht einfach nur zum Download angeboten, sondern sie können in einer Art Preview geöffnet werden.
! HALT! Da ist noch mehr 🙂 es besteht nun auch die Möglichkeit diese Dokumententypen mit Notizen zu versehen und darauf, ähnlich wie bei Whiteboard zu zeichnen und Feedback zu geben. Diese Notizen werden innerhalb von SharePoint gespeichert, wodurch die Originaldatei nicht verändert oder beschädigt wird.
Content Query
Für die Nutzung dieses Features wird eine SharePoint Premium Lizenz für jeden User benötigt, der für die Konfiguration zuständig ist. Du kennst vielleicht die mittlerweile relativ weit verbreiteten „PnP Modern Search Webparts“, die man über GitHub schon seit längerem beziehen kann.
Merge / Extract PDFs
Wie der Name schon verspricht, bietet SharePoint Premium damit die Möglichkeit zwei PDF-Dokumente zu einem Dokument zu vereinen, oder aber auch einzelne Seiten aus einem PDF Dokument zu extrahieren und daraus ein eigenes PDF Dokument zu erstellen.
Processing Rules
Innerhalb einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek lassen sich nun Regeln einstellen. Wurden diese Regeln erfüllt, so können kleine Automatismen gestartet werden. Ein Beispiel:
Im Feld „Sprache“ wird „Englisch“ ausgewählt. Mithilfe von SharePoint Premium Processing Rules wird das Dokument nun automatisch in die englische Sprache übersetzt.
Premium Taxonomy features
Vereinzelt haben Kunden die Herausforderung Taxonomy Bäume von einem 3rd Party DMS System in SharePoint Online zu migrieren. Dies ist nun durch die Premium Taxonomy features möglich. Hier werden diverse 3rd Party Taxonomytree Formate unterstützt.
2. Inhaltsverwaltung
Bei der Inhaltsverwaltung, oder auch „SharePoint Advanced Management“ Features oder liebevoll „SAM“ genannt, haben Administratoren viele neue Möglichkeiten, um einen besseren Überblick über ihren SharePoint online zu erlangen. Stichwort „Übersicht über alle Dokumente für die es einen Sharinglink gibt“ oder „Sinnvolles Useage Reporting und Livecycle Management“
Wer mehr darüber erfahren möchte, ist auf den Blogbeitrag meiner geschätzten Kollegin zu verweisen 🙂
3. Inhaltserfahrung
Bei der Inhaltserfahrung geht es natürlich darum, wie Endbenutzer Inhalte präsentiert bekommen. Mit „SharePoint Embeded“ öffnen sich zukünftig neue Wege für Webdeveloper, den SharePoint Online mit all seinen Vorteilen wie „Co-Authoring“, „Volltextindizierung“, „Security und Compliance“ u. v. m. zu nutzen, aber dennoch, was das UI anbelangt, mit nur wenigen Einschränkungen kämpfen zu müssen. UI-Anpassungen, die aktuell undenkbar sind, könnten bald Wirklichkeit werden!
Wir können es kaum erwarten, uns diese Technologie in Zukunft näher anzusehen.
Zukünftig soll es ebenfalls möglich sein, mittels „Teams Apps“ beispielsweise Verträge vorab an Kunden zu senden, ihnen die Möglichkeit zu geben, Änderungen und Kommentare vorzunehmen und diese dann protokolliert zurück an Ihr Unternehmen zu schicken. Alles ohne externe Freigabe einer ganzen Teamsumgebung oder Shared Channels.
Ich hoffe, ich konnte einen kurzen Überblick über die neuen Features geben, die mit dieser neuen SharePoint Version auf uns zukommen werden. Für weitere Informationen bin ich natürlich gerne jederzeit zu einem Gespräch bereit!
