Mit dem neuen Microsoft Planner bringt Microsoft ein leistungsstarkes Aufgabenmanagement-Tool auf den Markt, das Funktionen aus Microsoft Planner, To Do, Outlook Tasks, Project und SharePoint vereint. Egal ob Du Pläne erstellen, Aufgaben verfolgen oder Prozesse organisieren möchtest, der neue Planner bietet zahlreiche Funktionen zur Optimierung Deiner Arbeitsabläufe.
Was ist Microsoft Planner?
Microsoft Planner ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das dir und deinem Team hilft, Aufgaben und Prozesse zu planen, zu organisieren und zu verfolgen. Du kannst Pläne erstellen, Aufgaben oder Prozessfälle hinzufügen, Fälligkeitsdaten festlegen, Dateien anhängen, Checklisten erstellen, Kommentare austauschen und vieles mehr. Also ein wahrer Alleskönner?
Der Neue Microsoft Planner
Die Microsoft Planner App in Microsoft Teams verbindet jetzt Technologien aus Microsoft Planner, To Do, Outlook Tasks, Project und SharePoint. Damit die neuen Funktionen auch verwendet werden können, werden zusätzliche Lizenzen benötigt.
Welche Lizenzen benötige Ich?
Die gute Nachricht zuerst: Der neue Microsoft Planner bietet ein gratis Trial an. Um den neuen Microsoft Planner mit allen neuen Features samt Copilot-Integration langfristig verwenden zu können, benötigst du eine Project Plan 3- oder Project Plan 5-Lizenz. Diese Lizenzen ermöglichen den Zugriff auf die Vorschau von Microsoft Copilot in Planner, die in der neuen Planner-App in Teams eingeführt wird.
Gratis-Trial anfordern
Du kannst mit dem Upgrade auf eine Premium-Lizenz in der App beginnen, indem Du in der Planner App für Microsoft Teams zuerst „Neuer Plan“ und dann eine der Premium-Optionen auswählst. Anschließend wird die Option angezeigt, mit der Du entweder eine kostenlose Testversion startest oder eine Lizenz von Deinem Administrator anfordern kannst. Ich habe mir für die Erstellung des Artikels die Trial Lizenz geholt.
Was hat sich in der neuen Microsoft Planner App für Teams geändert?
Grundsätzlich wurde in der neuen App das Design überarbeitet und verschlankt, was eine bessere Übersicht aller Aufgaben ermöglicht und Microsoft To Do klarer von Microsoft Planner abgrenzt. Davon profitieren alle Nutzer, auch ohne Premium-Lizenz. Microsoft To Do-Listen können jetzt nicht mehr in der Planner-App erstellt werden, was bedeutet, dass private Aufgaben für die persönliche Produktivität gedacht sind. Aufgaben, an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, müssen über Microsoft Planner erstellt werden. Achtung: Es ist immer noch möglich, über die Microsoft To Do-App Aufgaben anderen Personen zuzuweisen. Sehr nützlich sind im Bereich „Meine Aufgaben“ die neuen Gruppierungen: Alle, Private Aufgaben, Mir zugewiesen und Gekennzeichnete E-Mails. Somit hat man immer alle Aufgaben gut gruppiert im Überblick.
Was kann der neue Microsoft Planner?
Der neue Microsoft Planner führt Microsoft Project für Web und den klassischen Planner zusammen und bietet mit einer Premium Lizenz einige großartige neue Funktionen, die Dir das Leben erleichtern können. Der bekannte Planner wird dazu parallel vorerst weiter bestehen bleiben. Microsoft hat dazu eine schöne Übersicht erstellt, welche Du hier findest: Erweiterte Funktionen mit Premium-Pläne. Nachfolgend findest Du meine Zusammenfassung samt erster Eindrücke via Trail Lizenz.
- Der Copilot ist jetzt eine neue intelligente Funktion, die Dir Hilft bei der Planung, Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Aufgaben, Zielen und Buckets. Da ich keine Projekt Plan 3 oder 5 Lizenz besitze konnte ich diese Funktion trotz Copilot Lizenz leider nicht testen.
- Planner-Vorlagen sind vorgefertigte Pläne, die Du für häufige Projekte oder Szenarien verwenden kannst. Zum Beispiel gibt es Vorlagen für Veranstaltungsplanung, Marketingkampagnen, Produktentwicklung, Softwaretests und vieles mehr. Du kannst Dir Vorlagen nach deinen Bedürfnissen anpassen und eigene erstellen, jedoch nur über die Kopieren-Funktion. Ich konnte bei meinen Tests keine Vorlage für die gesamte Organisation erstellen. Dieses Feature wäre sicherlich sehr nützlich.
- Die Integration von Projects for the web ermöglicht es Dir, Pläne in einer verbesserten Gantt-Diagramm-Ansicht zu sehen (Zeitachse), die dir einen Überblick über den Zeitplan, den Status und die Beziehungen der Aufgaben gibt. Du kannst auch von Planner zu Projects for the web wechseln, wenn Du mehr Funktionen für das Projektmanagement benötigst, wie z. B. Budgetierung, Ressourcenverwaltung, Portfoliomanagement und Berichterstattung.
- Eine weitere praktische Funktion in Microsoft Planner ist die Möglichkeit, Unteraufgaben, Hauptaufgaben und Zusammenfassungen in der Rasteransicht zu erstellen. Mit dieser Funktion kannst Du deine Projekte in kleinere und überschaubarere Teile gliedern, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben anzeigen und den Fortschritt deiner Arbeit besser in der Ansicht „Zeitachse“ verfolgen
- Die Meilenstein-Funktion ist eine neue Funktion im Gantt-Diagramm (Zeitachse), die es dir ermöglicht, wichtige Ereignisse oder Termine für deine Pläne hervorzuheben. Du kannst Meilensteine erstellen, indem du Aufgaben mit einer Dauer von null Tagen markierst. Die Meilenstein-Funktion hilft dir, den Überblick über die Fortschritte und Abhängigkeiten deiner Projekte zu behalten und dein Team auf die wichtigsten Ziele auszurichten. Meilensteine können mit Zielen verbunden oder alternativ dafür verwendet werden.
- Ziele sind eine neue Funktion bzw. Ansicht, die es dir ermöglicht, wichtige Ergebnisse oder Meilensteine für deine Pläne festzulegen. Zum Beispiel kannst du ein Ziel für die Anzahl der erledigten Aufgaben pro Woche, die Gesamtzeit für ein Projekt oder die Qualität der Arbeit setzen. Du kannst deine Ziele verfolgen und messen, indem du sie mit den relevanten Aufgaben verknüpfst und einen Fortschrittsbalken auf dem Plan-Board siehst. Achtung: Die Ziele sind nicht zu verwechseln mit Microsoft Viva Goals, welches ebenfalls mit Microsoft Planner verbunden werden kann.
- Die Personen-Ansicht ist eine neue Funktion bzw. Ansicht, die es dir ermöglicht, die Aufgabenverteilung und den Arbeitsaufwand deines Teams zu sehen. Du kannst sehen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wie viele Aufgaben jeder hat und wie viel Zeit für jede Aufgabe eingeplant ist. Du kannst auch Aufgaben von einer Person zur anderen verschieben, indem du sie per Drag-and-Drop neu zuweist. Die Personen-Ansicht hilft dir, die Produktivität und Zusammenarbeit deines Teams zu verbessern und Engpässe oder Überlastungen zu vermeiden. Die Ansicht kann sehr nützlich sein, ich würde mir jedoch für die Lastensteuerung meiner Teams eine Übersicht aller Aufgaben einer Person über alle Pläne hinweg wünschen.
- Die Sprint-Funktion ist eine neue Funktion bzw. eine neue Ansicht in der bekannten Board-Ansicht, die es dir ermöglicht, deine Pläne in kurzen, iterativen Arbeitszyklen zu organisieren und zu verwalten. Du kannst Sprints erstellen, indem du einen Zeitraum und einen Namen für jeden Sprint festlegst. Du kannst dann Aufgaben zu den Sprints hinzufügen oder aus den Sprints entfernen, um den Arbeitsumfang anzupassen. Die Sprint-Ansicht zeigt dir den Fortschritt, die Fälligkeitsdaten und die Priorität der Aufgaben an. Die Sprint-Funktion hilft dir, agile Projektmanagement-Methoden in Microsoft Planner anzuwenden und dein Team auf die wichtigsten Ergebnisse zu fokussieren.
- Mit der Zuordnungsansicht in Microsoft Planner kannst du die Arbeit deines Teams effizienter planen und verwalten. Du kannst sehen, wie viele Aufgaben jedes deiner Teammitglieder hat, wie viel Zeit sie dafür benötigen und welche Ressourcen sie dafür verwenden. Du kannst auch die Arbeitsbelastung jedes Mitglieds anpassen, um Überlastung oder Unterauslastung zu vermeiden. Die Zuordnungsansicht hilft dir, dein Projekt im Zeitplan und im Budget zu halten. Somit ist jetzt eine strukturierte, ressourcenorientierte Planung (PSP) möglich. Im Standard kann dabei nur die Ressource Zeit verwaltet werden.
- Custom Fields sind benutzerdefinierte Felder, die du zu den Aufgaben hinzufügen kannst und mein persönliches Highlight. Zum Beispiel könntest du Custom Fields für Status, Kosten, Schwierigkeitsgrad, Kundenzufriedenheit, Lieferant oder andere relevante Daten verwenden. Du könntest Custom Fields auch dazu verwenden, Aufgaben nach verschiedenen Kriterien zu filtern, zu sortieren oder zu gruppieren.
-
Die neuen Aufgabenunterhaltungen, welche im Tab der Beiträge eines Microsoft Teams-Kanals gepostet werden, ersetzen die bekannte Kommentarfunktion. Sie ermöglichen es, mit deinem Team über die entsprechende Aufgabe zu kommunizieren und Feedback zu geben. Du kannst Kommentare zu den Aufgaben hinzufügen, Dateien anhängen, Erwähnungen verwenden oder Emojis und Loop-Komponenten senden. Jede Unterhaltung entspricht dabei einem Posting mit einem Feed der darauffolgenden Antworten. Somit ist sichergestellt, dass der Bereich der Beiträge im Team nicht zugespammt wird. Gerade diese Funktion gefällt mir sehr gut, jedoch sollte durch die Team-Konfiguration sichergestellt werden, dass erstellte Postings durch Mitglieder nicht abgeändert oder gelöscht werden können.
- Ein weiteres nützliches Feature in Microsoft Planner ist der Vorgangsverlauf, der dir zeigt, wie sich eine Aufgabe im Laufe der Zeit verändert hat. Du kannst den Vorgangsverlauf einer Aufgabe einsehen, indem du auf die Aufgabenkarte klickst und dann auf den Tab „Vorgangsverlauf“ gehst. Dort siehst du alle Aktivitäten, die mit der Aufgabe zu tun haben, wie z. B. wann sie erstellt, zugewiesen, kommentiert, aktualisiert oder abgeschlossen wurde. Bei meinen Tests wurde der Button für den Verlauf leider nicht angezeigt.
- Eine weitere nützliche Funktion, die im neuen Microsoft Planner verfügbar ist, ist die Möglichkeit, die Buckets einzufärben und mit bedingter Färbung zu arbeiten. Dies hilft, die Aufgaben nach verschiedenen Kategorien zu organisieren und zu priorisieren. Die bedingte Färbung ermöglicht es dir, die Aufgabenkarten anhand von Regeln einzufärben, die du selbst definieren kannst. Zum Beispiel kannst du die Aufgaben rot einfärben, die überfällig sind, grün, die abgeschlossen sind, oder gelb, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind. Die bedingte Färbung ist eine nützliche Funktion, die dir einen schnellen Überblick über den Status und die Zuständigkeit der Aufgaben gibt.
Fazit
Der neue Microsoft Planner ist ein umfassendes Aufgabenmanagement-Tool, das verschiedene Technologien aus Microsoft Planner, To Do, Outlook Tasks, Project und SharePoint verbindet. Mit einer Project Plan 3- oder Project Plan 5-Lizenz können Nutzer von den neuen Funktionen profitieren, wie z. B. dem Copiloten, der intelligente Vorschläge für die Planung und Verwaltung von Aufgaben bietet, den Planner-Vorlagen, die vorgefertigte Pläne für häufige Szenarien bereitstellen, der Integration von Projects for the web, die eine verbesserte Gantt-Diagramm-Ansicht ermöglicht, und vielen weiteren Funktionen, die die Produktivität und Zusammenarbeit verbessern. Der neue Microsoft Planner ist direkt in Microsoft Teams integriert, was eine nahtlose Kommunikation über die Aufgaben ermöglicht. Zudem können die Aufgaben mit Viva Goals und Loop synchronisiert werden, um die Ausrichtung und Organisation zu unterstützen. Der neue Microsoft Planner hat auch einige Nachteile, wie z. B. die fehlende Möglichkeit, Vorlagen für die gesamte Organisation zu erstellen, die fehlende Funktion, die neuen Planner in Outlook zu integrieren, zudem werden keine Backups oder Papierkorb-Funktionen angeboten. Insgesamt ist der neue Microsoft Planner jedoch ein sehr nützliches und leistungsfähiges Tool, das viele Vorteile für die Arbeitsverwaltung bietet. Es ist daher empfehlenswert, die kostenlose Testversion zumindest auszuprobieren.
Technologien
- Microsoft Planner
- Microsoft ToDo
- Planner vereint die Einfachheit von Microsoft To Do mit den Kollaborationsfunktionen von Planner und der Leistungsfähigkeit von Microsoft Project für das Web in einer einzigen Erfahrung.
- Microsoft Projects for the Web
- Planner bietet Funktionen für das Projektmanagement auf Unternehmensebene und ermöglicht es, von einfachen persönlichen Aufgaben bis hin zu komplexen Projekten mit Projects zu skalieren.
- Microsoft Teams
- Der neue Microsoft Planner ist direkt in Microsoft Teams integriert, was eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams ermöglicht.
- Microsoft Copilot
- Der neue Planner wird von KI der nächsten Generation unterstützt, die intelligente Vorschläge und Analysen für die Arbeitsverwaltung bietet.
- Microsoft Viva Goals
- Planner kann mit Viva Goals verbunden werden, um die Ausrichtung von Teamzielen und Unternehmenszielen zu unterstützen.
- Microsoft Loop & Outlook
- Diese Integrationen helfen dabei, Pläne und Aufgaben zu organisieren und den Überblick zu behalten, während man mit anderen Anwendungen arbeitet.
