Wie man wichtige Informationen in der Organisation einfach verteilt
Inhalte:
- Use-Case
- Was sind Ankündigungen?
- Beispielszenarien
- Voraussetzungen
- Wo werden Ankündigungen angezeigt?
- Wo erstelle und verwalte ich Ankündigungen
- Funktionsumfang Ankündigungserstellung
- Fazit
- Weiterführende Links
Technologien:
- Microsoft Viva Connections
- Microsoft Teams
- Microsoft SharePoint online
Use-Case:
Idealerweise bekommen alle Mitarbeiter automatisch sowie auf sie zugeschnitten die wichtigsten Informationen, ohne selbst tätig werden zu müssen, und das zuverlässig.
In der modernen Welt von Microsoft bieten sich SharePoint Newsbeiträge, Postings in Teams Kanälen oder Viva Engage Communities an. Diese Lösungen haben aber alle eines gemeinsam, sie können unter anderem durch Personalisierung der Benachrichtigungseinstellungen übersehen werden. Zudem kommt es in vielen Organisationen vor, dass nicht alle Mitarbeiter mit den gleichen Tools arbeiten.
Heutzutage werden teilweise auch noch E-Mails für die Verteilung von Ankündigungen in Unternehmen verwendet, wir wissen, welche Gefahren dies birgt.
- Aufgrund der schieren Menge werden nicht immer alle E-Mails gelesen und fallen unter den Tisch.
- Personen antworten auf eine via Verteilerliste ausgesendete E-Mail unwissentlich allen Personen und erzeugen Spam.
- Personen erhalten die Information nicht, weil die Verteilerliste nicht aktuell ist.
Gerade zeitkritische Informationen wie unter anderem ein wichtiger Event, Handlungsaufforderungen oder die Servicierung von digitalen Ressourcen und die Nichtverfügbarkeit dieser beeinflussen aber wesentlich den Arbeitsfluss. Störungen und Arbeits-Unterbrechungen stellen Arbeitnehmer vor große Herausforderungen.
Um sicherzustellen, dass wichtige Informationen von allen Mitarbeitern gelesen werden, wird deshalb empfohlen, mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig zu verwenden.
Microsoft Viva Connections ist einer dieser Kommunikationskanäle. Falls Sie dieses Tool verwenden, sollten wichtige Informationen jetzt auch damit verteilt werden.
Was sind Ankündigungen?
Mit Ankündigungen können zeitkritische Nachrichten in Microsoft Viva Connections, Teams und SharePoint online erstellt und verwaltet werden.
Beispielszenarien
- Aussenden von Ankündigungen
- Aussenden von Erinnerungen
- Aussenden von Handlungsaufrufen
- Aussenden von Serviceausfällen
- Aussenden von Sicherheitsrisiken
- Achtung: Meiner Meinung nach, nicht geeignet für die Aussendung von Notfällen
Voraussetzungen
- Microsoft Viva Lizenz oder Lizenz via Microsoft 365 Plan pro User
- Für die Erstellung und Verwaltung von Ankündigungen benötigt der jeweilige User mindestens Bearbeitungsberechtigung für die SharePoint-Startseite oder Viva Connections.
Wo werden Ankündigungen angezeigt?
- Microsoft Teams Aktivitäten und Banner (Desktop-Version).
- Push-Benachrichtigung auf Handhelds
- Am oberen Rand von Microsoft Viva Connections Startseite und Dashboard (Desktop- und mobile Version).
Wo erstelle und verwalte ich Ankündigungen?
Ankündigungen können über Microsoft Viva Connections und der SharePoint Startseite erstellt und verwaltet werden.
- Über die Viva Connections Startseite:
- Die Auslassungspunkte oben rechts auswählen und dann „Ankündigung“ auswählen.
- Über die SharePoint online Startseite via Button „Neu“
- Über die SharePoint online Startseite Button „Einstellungen“
- Einstellungen > Verwalten von Viva Connections
Funktionsumfang Ankündigungserstellung
- Titel der Ankündigung erstellen
- Text der Ankündigung erstellen
- Benutzergruppenadressierung
- Planung der Veröffentlichung
- Planung des Enddatums
- Einbinden von Links
- Erzwungene dauerhafte Anzeige der Ankündigung
- Endprüfung einer Ankündigung vor Veröffentlichung oder
- Erstellung von Entwürfen
Fazit
Microsoft Viva Connections Ankündigungen sind ein zusätzlicher Kanal, über den wichtige Informationen in der Organisation einfach verteilt werden können. Damit wird eine weitere Lücke geschlossen, wichtige Informationen zu übersehen.
Relevant ist das Feature vor allem für Unternehmen, welche bereits die Microsoft Viva Connections Startseite oder die mobile Version (z. B. für nicht Office Mitarbeiter) verwenden.
Die Erstellung von Ankündigungen ist sehr einfach und intuitiv, auch die Anzeige von mehreren parallelen Ankündigungen ist abgedeckt, besonders praktisch ist die Benutzergruppenadressierung für eine zielgerichtete Verteilung von Informationen.
Leider fehlen meiner Meinung nach aber noch Funktionalitäten wie etwa das nachträgliche Bearbeiten von bereits veröffentlichten Ankündigungen. Ebenso wird eine neue Ankündigung nicht in den Teams-Aktivitäten und als Banner angezeigt. Auch wenn diese Punkte laut Dokumentation Microsoft und Benachrichtigungseinstellungen in Microsoft Teams bereits möglich sein sollten, funktioniert es bei meiner Überprüfung der Benachrichtigungseinstellungen und Testversuchen nicht.
Was ich mir zusätzlich wünschen würde:
- Ankündigungstext formatieren und Medien einbinden
- Die Option, dass eine Ankündigung als gelesen markiert werden muss, bevor weitergearbeitet werden kann
- Wenn mehrere Ankündigungen vorhanden sind, sollten diese automatisch durchgeschaltet werden
- Spezifische Kennzahlen je Ankündigung (Analyse)
- Zusätzliche Anzeige des Banners auf der SharePoint Startseite
- Zusätzliche Verteilung der Ankündigung via E-Mail per Knopfdruck
