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Adaptive Cards und MS-Flow helfen bei der Home Office Aufzeichnung

Seit 11. März 2020 befindet sich die Welt in einem globalen gesundheitlichen Ausnahmezustand, die COVID-19 Pandemie hat den Lebensalltag aller Menschen stark verändert. Maskenpflicht in vielen Etablissements, Impfungen, regelmäßige COVID-19 Tests und Homeoffice.

Die österreichische Regierung hat sich im Zuge der Homeoffice-Regelungen darauf geeinigt, die dadurch steigenden Haushaltskosten der betroffenen ArbeitnehmerInnen bis zu einem gewissen Grad mit sogenannten „Homeoffice Zuschüssen“ zu kompensieren. Um jedoch Anspruch auf diesen Zuschuss zu haben, muss der/die Arbeitgeber/in nachweisen können, dass ArbeitnehmerInnen eine bestimmte Anzahl an Tagen tatsächlich im Homeoffice verbracht hat.

Unser erster Zugang war naheliegend – Eine SharePoint Online Liste muss her. Die sollen unsere MitarbeiterInnen einfach jeden Tag befüllen, so kann unsere Buchhaltung monatliche Auswertungen über die jeweiligen Homeofficetage aller unserer KollegInnen erstellen und entsprechend beim Finanzamt einreichen.

Nach meinem dritten Homeoffice Tag kam ich relativ rasch zu dem Entschluss, dass das manuelle Eintragen der einzelnen Tage in diese SharePoint Liste auf Dauer doch etwas mühsam werden könnte. Deshalb entschied ich mich für unser gesamtes Unternehmen einen Automatismus zu entwickeln, der uns mithilfe von MS-Flow innerhalb von MS-Teams via privat Chat eine sogenannte „Adaptive Card“ sendet, mithilfe derer wir mittels eines einzigen Klicks, an jedem Werktag um 09:00, eine Nachricht bekommen, mit der Frage, ob UserInnen gerade im Homeoffice sind oder nicht.

Nun ein kurzer Einblick in den Aufbau dieser Lösung.

Das ganze Konstrukt besteht aus Backendlisten, die zum einen alle österreichischen Feiertage, aber auch die tatsächlichen Homeofficetage der KollegInnen speichern. Darüber liegt ein MS Power Automate Flow, welcher überprüft, ob es sich beim aktuellen Tag um einen Feiertag handelt. Ist dies nicht der Fall, so wird für jeden User innerhalb einer Office 365 Gruppe ein Eintrag in der „Homeoffice Trigger-Liste“ erstellt. Dies startet wieder rum den MS Power Automate Flow, der dann die tatsächliche Adaptive Card an die BenutzerInnen sendet und auf eine entsprechende Antwort der UserInnen wartet.

Ist der Eintrag erfolgt, so wird mittels eines zweiten MS Power Automate Flows die Adaptive Card via MS-Teams an alle UserInnen innerhalb unserer OS365 Gruppe gesendet. Mithilfe des Adaptive Card Designers der Microsoft kann beispielsweise eine Adaptive Card erstellt werden, die man dann mittels JSON direkt über eine MS-Teamsflow Aktion „Adaptive Karte veröffentlichen und auf eine Antwort warten“ an UserInnen senden kann.

MS Power Automate Flow adaptive Card mittels MS-Teams Nachricht senden

Das Ergebnis bei EnduserInnen sieht in unserem Fall aus wie folgt:

Adaptive Card innerhalb eines MS-Teams 1:1 Chats

Mit einem Klick auf „Homeoffice“ wird mithilfe von MS Power Automate Flow ein entsprechender Listeneintrag für unsere Homeoffice-Abrechnung erstellt. Durch einen Klick auf „Office“ bekommt der jeweilige User eine automatisierte und personalisierte Antwort mit dem Hinweis bitte die aktuell gültigen COVID-19 Richtlinien in Büroräumen innerhalb von Wien zu berücksichtigen.

Weitere Informationen zu unserem Homeoffice Documentation Butler finden Sie hier.

Tags : Adaptive CardAutomatismusMS-FlowMS-Teams
Alexander Grill

The author Alexander Grill

Alexander Grill ist als Senior Digital Workplace Berater tätig und bringt über 7 Jahre Erfahrung im IT-Umfeld mit. Seit zwei Jahren berät er Mittelstands- sowie Großkunden und setzt dort Business-Lösungen zur Prozessoptimierung mit der Unterstützung von Office 365 und SharePoint um. Abseits des täglichen Geschäfts hat Alexander sich ganz der Produktivitätssteigerung, Weiter- und Neuentwicklung neuer Kollaborationsoberflächen im Bereich Projektmanagement, Projektcontrolling und Sales verschrieben.

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