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Young programmers running their own startup business from home office. One young men sitting and working on laptop with superhero cape on. He is using smart phone and wearing big headphones.

Microsoft Teams zieht seine Kreise und es hat sich herum gesprochen, dass man damit Aufgaben im Team teilen sowie gemeinsam daran arbeiten kann. Dazu erstellt man in Microsoft Teams einfach einen Microsoft Planner-Plan für das Team und hat eine moderne Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Aber wieso gibt es eigentlich eine eigenständige Microsoft Planner Desktop und Mobile App? Und welche Rolle spielt diese eigenständige App im täglichen Einsatz beim Arbeiten mit den Aufgaben?

Ein Dashboard für all Ihre Aufgaben im Unternehmen

Wenn man die Microsoft Planner Desktop App startet, bekommt man ein Aufgaben-Dashboard, in welches man seine persönlichen Aufgaben und alle Aufgaben in den verschiedenen Aufgaben-Plänen von Microsoft Teams sieht. Das ist auch der eigentliche Mehrwert. Man gelangt also sofort und schnell zu allen Aufgaben im Unternehmen, egal wo sich diese befinden. Ideal, wenn man gezielt an der Abwicklung von Aufgaben arbeiten will.

Man kann nach verschiedenen Aufgaben-Plänen suchen, auf Wunsch zu den Favoriten hinzufügen und sich so ein eigenes Aufgaben-Dashboard zusammenstellen. Weiters gelangt man von hier auch zum Team in Microsoft Teams und hat so Zugriff auf alle dort befindlichen Informationen und Ablagen.

Praxisbeispiel: Organisieren von Aufgaben in Wochenmeetings mit Microsoft Planner und Teams

Bleiben wir bei der Planner Desktop App. Ich selbst habe viele Wochenmeetings bzw. Jour fixes (JF) mit meinen KollegInnen, die wir in Microsoft Teams organisiert haben. Jedes dieser Teams hat auch einen entsprechenden Planner-Plan für Teamaufgaben angelegt. Die folgende Grafik soll das verdeutlichen:

In meinem Aufgaben-Dashboard habe ich mich so organisiert, damit ich all meine Wochenmeetings (JF) über meine persönlichen Planner-Favoriten schnell finde (siehe ersten Screenshot ganz oben). Da wir in diesen Meetings Aufgaben und deren Status abgleichen, geht das mit Microsoft Planner wesentlich eleganter und ist einfach praktischer.

Microsoft Planner funktioniert omit sehr gut und liefert vor allem in Kombination mit der Microsoft Planner Mobile App einen Mehrwert.

Mit der Planner Mobile App alle Aufgaben, auch von Microsoft Teams Plänen, immer dabei!

In der Praxis will man oft schnell eine Aufgabe erfassen und sitzt nicht immer vor seinem Desktop-Gerät. Man will auch nicht umständlich über die Microsoft Teams App einsteigen. Wenn man eine Aufgabe direkt bearbeiten will, hat sich heraus gestellt, dass dies über Microsoft Planner einfach eleganter geht. Außerdem hat man damit eben auch den Zugriff auf alle Aufgaben in den jeweiligen Teams.

Mit der Microsoft Planner App für mobile Geräte hat man alle Aufgaben stets im Griff und dabei, ganz nach dem Motto “Tasks out of the pocket”. So kann das auf einem iPhone X aussehen:

Sie sehen hier, wie ich mich selbst täglich mit Planner und Teams organisiere. Man findet in der App seine Planner-Favoriten (1.) und kann die Pläne schnell nach Aufgaben durchsuchen (2.) – auch die Pläne, die über Microsoft Teams in Teams verwendet werden und auf die man Zugriff hat. Mobil sieht man die Aufgaben ebenfalls in Bändern (Buckets) (3.) und kann mit links/rechts Wischen das aktuelle Band wechseln. Es stehen zudem verschiedene Möglichkeiten zur gruppierten Ansicht von Aufgaben (4.) zur Verfügung und selbstverständlich kann man neue Aufgaben generieren oder an bestehenden arbeiten.

Wir verwenden in unserer Firma den Office 365 Workplace und nutzen genau diese Vorteile tagtäglich auch im mobilen Einsatz – sehr brauchbar.

Unser Tipp: Idealerweise mit “Aufgaben-Spielregeln”!

Die Microsoft Planner Desktop und Mobile App bieten einen enormen zusätzlichen Nutzen im Zusammenspiel mit Microsoft Teams. Wir selbst können dies aus täglichem Einsatz in unserem eigenen Unternehmen nur bestätigen.

Für die saubere Verwendung dieser Werkzeuge muss aber unbedingt ein entsprechendes Regelwerk im Unternehmen vorhanden sein, so genannte Spielregeln. Diese sollten dann auch für einen entsprechenden “Aufgaben-Arbeitskulturwandel” in einem Unternehmen unbedingt eingehalten werden. Ansonsten hat man wohl wieder einmal ein weiteres Tool im Einsatz, das sein volles Potenzial im Team nicht entfalten kann, da es nur als “Personal Tool” eingesetzt wird. Dies wäre sehr schade, denn mit Microsoft Planner kann jedes Unternehmen seine Produktivität und vor allem jene seiner Teams enorm steigern.

Unser o.a. Beispiel für Wochenmeetings (JF) ist ein gutes Beispiel dafür. Wir haben dafür entsprechende Spielregeln eingeführt. Dies ist der eigentliche Erfolg, denn wir verwenden das Tool täglich in unserer agilen Arbeitswelt.

Hier gibt es noch weitere Informationen:

Microsoft Teams: Welche Dienste kann ich da nutzen und wie hängen diese zusammen?

Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, dann melden Sie sich gerne hier bei uns.

Nahed Hatahet

The author Nahed Hatahet

Nahed Hatahet ist Gründer und Geschäftsführer eines Wiener IT-Beratungsunternehmens und Produktivitätsberater. Seit 2010 informiert er im Netz über SharePoint in Blogbeiträgen auf seinen Blogs, die heute alle in www.office365blog.at vereint sind. Nahed bringt mehr als 23 Jahre Berufserfahrung in der strategischen Beratung und Realisierung von IT-Produktivitätslösungen ein und betreut aktuell mit seinem Unternehmen und Team zahlreiche Groß- und Mittelstandskunden-Projekte im nationalen und internationalen SharePoint- und Office 365-Umfeld. Er engagiert sich bereits seit der Geburt von SharePoint mit diesen Technologien und konnte sich als Produktivitätsexperte im SharePoint-, Office 365- und Azure-Umfeld einen Namen machen. Nahed ist bekannt für seine Technologieleidenschaft, die bei Gesprächen und seinen Vorträgen auch schon mal zu spüren ist.

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