Auf dem HATAHET SharePoint 2013 Launch Day am 11.12.2012 bei Microsoft Österreich war AvePoint einer der Sponsoren und der Organisator eines der Roundtables dabei. Vertreten wurde AvePoint von Dominik Graef und Michael Denzler. Nachdem am Vormittag zahlreiche Vorträge zum Thema SharePoint 2013 statt fanden, wurde es am Nachmittag im AvePoint Roundtable nochmals spannend. In diesem Roundtable ging es nämlich nicht einfach nur um einen Vortrag, sondern um eine interaktive und rege Diskussion zu den SharePoint Lösungen von AvePoint.
Die interessantesten Gesprächspunkte aus diesem Roundtable möchten wir an dieser Stelle nicht vorenthalten:
Liebling, ich habe die Datenbank geschrumpft!
Ein Thema bei dem sich oft die Gemüter erhitzen ist, wenn es um die Optimierung der Datenbank geht. Es gibt viele Meinungen und viele Stimmen dazu. Eine Möglichkeit ist es die EBS (External Blob Storage) oder RBS (Remote Blob Storage) Schnittstellen zu verwenden. Im Prinzip geht es einfach darum Blobs aus der Datenbank auf einen anderen Speicher auszulagern. Blobs sind immerhin der Teil der SharePoint Inhalte, der am meisten Speicherplatz verbraucht, also Dokumente und Dateien. In den meisten Fällen denkt man beim Auslagern von Blobs zuerst an die Performance, also wie viel schneller oder langsamer Blobs an den Benutzer ausgeliefert werden, wenn diese ausgelagert sind. Natürlich wirkt sich ein Auslagern auf die Performance aus, ob positiv oder negativ hängt von vielen Faktoren ab. Normalerweise ist die Performance der Auslieferung aber gar nicht das interessanteste an der Auslagerung. Die Tatsache, dass die Inhaltsdatenbank um 90% verkleinert werden kann und damit Backup und Restore Vorgänge deutlich schneller vonstatten gehen können ist das spannende!
Mit den Lösungen von AvePoint hat man die Freiheit zu wählen, ob man nur einige oder alle Blobs auslagern möchte. Damit lassen sich beispielsweise lediglich Dokumente einer bestimmten Dokumentenlibrary auslagern, oder gar mittels Filter bestimmte Dokumenttypen. AvePoint nutzt diese Technologie selbst für interne Trainingsvideos. Jedes dieser Videos ist etwa 500MB groß. Damit diese großen Datenmengen die Datenbank nicht unnötig füllen, wurden diese Videos auf Cloud Storage ausgelagert. Damit bleibt die Datenbank klein, und die Mitarbeiter können sich die Videos über SharePoint auf ihren Rechner streamen.Produktivität des Unternehmens steigern durch ein Self-Service Portal in SharePoint
Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wie man die Produktivität des Unternehmens durch ein Self-Service Portal steigern kann? Eine Möglichkeit wäre es, den Mitarbeitern im Unternehmen all die Berechtigungen zu geben, die diese benötigen um die verschiedenen Dinge zu tun. Zum Beispiel das Anlegen neuer Sites oder Site Collections. Im Rahmen einer guten SharePoint Governance möchte man jedoch oft nicht, dass „jeder“ irgendwelche Sites oder Site Collections anlegt. Daher sieht es in der Praxis oft so aus, dass „jemand“ einen Poweruser oder Administrator bitten muß ihm eine neue Site anzulegen. Der Poweruser, oder Administrator erhält diese Bitte allerdings nicht nur von einem, sondern von vielen Benutzern, was zu einer Belastung des Powerusers/Administrators führt. Des weiteren kann der Poweruser oder Administrator vielleicht gar nicht immer entscheiden, ob die anzulegende Site wirklich notwendig ist. Damit verbunden entstehen Wartezeiten für den einfachen Benutzer. Möglicherweise geht es soweit, dass Benutzer auf neue Sites oder Site Collections verzichten, nur um die Kollegen nicht zu belasten. Mit Hilfe eines Self-Service Portals, wie Governance Automation von AvePoint, können Benutzer die Erstellung neuer Sites oder Site Collections innerhalb definierter Bedinungen bestellen, welche dann, ohne einen Poweruser oder Administrator zu benötigen, von der Governance Automation erzeugt werden. Wenn gewünscht, kann ein Genehmigungsprozess durchlaufen werden, bei dem erst der Vorgesetzte, oder Teamleiter das Anlegen der neuen Site genehmigen muß. Die Governance Automation von AvePoint ist nicht auf das Anlegen von Sites oder Site Collections beschränkt. Das Konzept lässt sich auf viele andere Gebiete abbilden, z.B. um Berechtigungen zu transferieren oder zu setzen.
Die richtige Backup-Strategie
Viele stehen vor der gleichen Herausforderung. Wie können Sie Ihr SharePoint-Backup optimieren und somit effektiver auf Bedürfnisse eingehen? AvePoint bietet hier eine hervorragende Möglichkeit mit 2 unterschiedlichen Ansätzen des Backups. Während das Plattform-Backup den gesamten SharePoint wegsichert, kann man auf die individuellen Fälle mit dem granularen Backup bis auf Dokumentenebene eingehen. Best Practice ist hier, einmal in der Woche ein Plattform-Backup durchzuführen und kritische Inhalte (oft auch nochmals nach Kritikalität aufgeteilt) mehrfach täglich mit dem granularen Backup zu sichern. Mit dieser Methode kann man sogar Kosten senken, da man z. B. durch das seltenere Wegsichern aller nicht-kritischen Daten weniger Speicherkosten verursacht. Soviel zur Datensicherung, aber was passiert, wenn Sie Daten wiederherstellen müssen? Mit DocAve können Sie sowohl im granularen Backup als auch im Plattform-Backup bis auf Dokumentenebene zurücksichern und mit letzterem haben Sie sogar die Möglichkeit, auf Einstellungen, Customizations oder Solutions einzeln einzugehen und eine Rücksicherung der Daten anzustoßen. In diesem Szenario geht Ihnen also nichts an Inhalt verloren und trotz der hohen Absicherung haben Sie bei diesen Varianten immer die Möglichkeit auch zügig auf eine Wiederherstellung zurückzugreifen und somit höchste SLA’s abzudecken.
SharePoint und der Berechtigungs-Wildwuchs
Berechtigungsvergabe unter SharePoint bringt immer wieder verzweifelte Gesichter zum Vorschein. Rechtevergabe auf einzelne Objekte und hier dann noch den Überblick behalten, ist nahezu unmöglich, zumindest wenn SharePoint von den Usern ordentlich genutzt wird. Mit DocAve haben wir die Möglichkeit, genau auf diese Problematik einzugehen und bei den täglichen Aufgaben des Administrators unterstützend zur Seite zu stehen. Mit dem DocAve Administrator können Sie mit ein paar Klicks Reports erstellen und sich genau aufzeigen lassen, welcher User auf welche Sitecollections, Sites, Listen, Libraries und/oder Dokumente zugreifen kann. Eine Bearbeitung kann sowohl innerhalb dieses Reports passieren oder Sie stellen diesen Auszug als Excel-Tabelle den Personen zur Verfügung, die zwar festlegen wer Zugriff bekommt, diese Berechtigungen aber selbst nicht in SharePoint vergeben können. Ein einfaches Anpassen der Rechte kann somit gewährleistet und per Import in DocAve auch einfach eingespielt und umgesetzt werden. Automatisierte Reports, die wöchentlich zugesandt werden, damit man durchgehend den Überblick behält unterstützen einen noch weiter bei der Arbeit. Und über mehrere Objekte Berechtigungen vergeben ist auch möglich – einfach in der GUI auswählen und DocAve stellt die sinnvollen und auch möglichen Optionen zur Verfügung (z. B. Berechtigungen von einem Benutzer zum anderen klonen oder transferieren). Mit solchen Tools gehört der typische Wildwuchs bei den Berechtigungen bald der Vergangenheit an.
Wir hoffen unsere Zusammenfassung war interessant. Falls Fragen aufgekommen sind, können Sie Sich gerne bei unserem Partner Hatahet melden oder auch direkt bei uns.
Viele Grüße
Dominik und Michael
