Im Zuge der Abbildung von Prozessen in SharePoint kommt es immer wieder vor dass man Einladungen zu Terminen versenden muss. Sei es weil ein Urlaub über einen Workflow genehmigt wurde, oder weil man sich zu einem Event angemeldet hat. Da fallen wohl jedem etliche Szenarien ein.
Solange man sich innerhalb einer Organisation bewegt kann man wenigstens vom gleichen Mailprogramm für alle Benutzer ausgehen (meistens Outlook) und dafür dann eine geeignete technische Lösung suchen. Im Idealfall kann direkt auf den Mailserver zugegriffen werden um den Termin dort anzulegen.
Wenn man jedoch mit externen Benutzern zu tun hat schaut die Welt ein wenig anders aus. Da wird es auch andere Mailprogramme geben die man zu berücksichtigen hat. Ein einfacher Schluss daraus ist eine Methode zu verwenden der standardisiert und weit verbreitet ist. Nämlich das iCalender (iCal) Format.
Jetzt kann man sich natürlich einen Lösung programmieren in der das iCal File zuerst erstellt und abgelegt wird, um es dann wieder in einem E-Mail als Anhang zu versenden. Wer jedoch Nintex Workflow zur Verfügung hat für den gibt es eine elegantere Variante. Nämlich das iCal File während des Mailversands dynamisch zu generieren und verschicken zu lassen.
Dazu fügt man einfach eine Aktion vom Typ Benachrichtigung senden in den Workflow ein. In meinem Beispiel die einzige Aktion.
Öffnet man diese Aktion dann bekommt man die Einstellungsmöglichkeiten für den Empfänger, den Betreff den Text usw. angezeigt. Gewissermaßen die „üblichen Verdächtigen“. Wie man im Screenshot unten sieht habe ich mich zum Testen selbst als Empfänger hinterlegt. Weiters kann man sich hier mit Feldern austoben die man aus der Liste übernimmt auf der der Workflow läuft um dynamisch den Betreff bzw. den Mail Text zusammenzubauen.
Spannend wird es dann beim Punkt „Anhang hinzufügen“. Klickt man darauf erhält man zwei Optionen. Nämlich vorhandene Datei aus SharePoint anhängen und „Neue Datei“. Wobei mir selbst die Option „Neue Datei“ bisher entgangen war, wie ich zu meiner Schande gestehen muss. Hätte mir damit bei einigen Projekten schon Zeit sparen können.
Hier kann man nun den Dateinamen des Anhanges festlegen (hier Termin.ics), sowie den kompletten Inhalt im iCal Format hinterlegen. Als MIME-Type ist text/plain anzugeben. Den iCal Inhalt kann man wieder dynamisch aus den Event Daten zusammenstellen lassen (Anfangszeit, Endzeit usw.) oder man hinterlegt ihn fix. Für z.B. eine Anmeldung zum Betriebsausflug. In den meisten Fällen wird wohl ein dynamisches iCal File benötigt werden. Nach Abschluss der Konfiguration wird dann die Termineinladung als Anhang zum Email versendet.
Hoffe ich konnte mit diesem kurzen Ausflug in die Nintex Welt jemanden von euch weiterhelfen bzw. auf eine Umsetzungsidee bringen. Würde mich auf jeden Fall freuen. Bei Fragen dazu kontaktiert mich bitte einfach.
LG
Markus
Hallo Markus,
genau dieses Thema (Termineinladung aus Nintex Workflow für Outlookkalendereintrag) habe ich jetzt. Ich habe das wie du beschrieben hast gemacht. Als Anhang wird auch die .ics-Datei mitgesendet. Jedoch übernimmt es bei mir immer nicht die dynamisch gefüllten Daten (Betreff, Start und Ende des Termins) hier schreibt steht immer das aktuelle Datum und eine andere Uhrzeit in meiner ics-Datei. Offensichtlich übernimmt er mir nicht die Referenzfelder 🙁 Wie kann ich das lösen?
Gruß
Thorsten
Hallo Thorsten,
du könntest versuchen den kompletten Inhalt des .ics Files zuerst in einer Variable zusammenzufassen und danach nur diese Variable als Referenz im Inhalt der neuen Datei einzufügen. Vielleicht hilft das.
LG
Markus