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Nintex

Automation, Workflow, Self ServiceHow-To, Tutorial, SzenarioHybrid

Termineinladungen mit Nintex Workflow versenden

Im Zuge der Abbildung von Prozessen in SharePoint kommt es immer wieder vor dass man Einladungen zu Terminen versenden muss. Sei es weil ein Urlaub über einen Workflow genehmigt wurde, oder weil man sich zu einem Event angemeldet hat. Da fallen wohl jedem etliche Szenarien ein.

Solange man sich innerhalb einer Organisation bewegt kann man wenigstens vom gleichen Mailprogramm für alle Benutzer ausgehen (meistens Outlook) und dafür dann eine geeignete technische Lösung suchen. Im Idealfall kann direkt auf den Mailserver zugegriffen werden um den Termin dort anzulegen.

Wenn man jedoch mit externen Benutzern zu tun hat schaut die Welt ein wenig anders aus. Da wird es auch andere Mailprogramme geben die man zu berücksichtigen hat. Ein einfacher Schluss daraus ist eine Methode zu verwenden der standardisiert und weit verbreitet ist. Nämlich das iCalender (iCal) Format. (mehr …)

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Lösung: Nintex Task locked for editing by Workflow in SharePoint

Letzte Woche hat mich ein längst vergessenes Problem mit SharePoint Tasks und Workflows wieder eingeholt. Und zwar das Problem das Tasks die nach der Erstellung mittels eines Workflows verändert werden für den User gesperrt sind. Falls es doch ein User versucht den Task abzuschließen, oder ihn zu editieren erscheint die Fehlermeldung:

“Task is locked by a running workflow and cannot be edited.”

Das Problem an sich existiert schon seit SharePoint 2007 und hat verschiedenste Ursachen die z.B. in folgendem Artikel bei Nintex Connect gut beschrieben sind: https://community.nintex.com/docs/DOC-1256

Die Gute Nachricht für alle die Nintex in Verwendung haben ist dass es hier einen recht einfachen Lösungsansatz gibt. Nämlich für das Ändern des Elements nicht die Aktion “Update Item” verwenden.

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Kundenreferenz: ISOSPORT im Zeichen von SharePoint und Must-Haves Benutzer Self-Service

Die Grundprinzipien der Isosport-Gruppe gleichen einem Tisch mit vier Säulen: Kunden-, Mitarbeiter-, Prozess- und Lieferantenorientierung. Für jedes Produkt soll ein optimaler Prozessablauf vorhanden sein, Lieferanten werden frühzeitig in neue Projekte eingebunden, jeder Mitarbeiter wird in der Identifizierung mit Firma und Produkten gefördert. Das alles erfordert eine komplexe Informations- und Kommunikationsplattform. Mit SharePoint hat die Isosport-Gruppe ihren Tisch auf einen tragfähigen Boden gestellt. Die HATAHET productivity solutions GmbH toppt die tägliche Transparenz im Geschäftsalltag mit Must-Have Lösungen.

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SharePoint Apps aus dem SharePoint App Store einbinden am Beispiel von Nintex Workflow 2013 Online

Wenn man mal alles richtig konfiguriert hat, ist es relativ einfach Applikationen (Apps) aus dem öffentlichen SharePoint 2013 App Store zu integrieren. Ich will dies mal am Beispiel von Nintex Workflow 2013 Online zeigen, welche aktuell als “Preview” verfügbar ist. Das Beispiel soll einfach zeigen, wie einfach es ist, Applikationen aus dem Store zu verwenden.

Apps in SharePoint 2013 laden

Also legen wir los, ab in den Apps Bereich in SharePoint 2013 (in diesem Fall also mit SharePoint 2013 Online in der Office 365 Preview realisiert) und links unten findet man die “SharePoint Store” Option …

SharePoint App Store, SharePoint Apps, SharePoint 2013, Office 365 Online Services (HATAHET) 001

… und schließlich kann im “SharePoint App Store” die gewünschte App ausfindig gemacht werden …

SharePoint App Store, SharePoint Apps, SharePoint 2013, Office 365 Online Services (HATAHET) 002

… und in unserem Fall also einfach auf die App “Nintex Workflow Online (Preview)” klicken, wo man nun noch mehr Details zur App erhält, wie z.B. diverse Screenshots, eine Bewertung von Kunden und Nutzern, usw. …

SharePoint App Store, SharePoint Apps, SharePoint 2013, Office 365 Online Services (HATAHET) 003

… bleibt also nur noch der “Klick” auf die Schaltfläche “Hinzufügen” und wenn man die kommenden Dialoge bestätigt (wie z.B. Wollen Sie wirklich, vertrauen Sie der App auch wirklich, usw.) …

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SharePoint App Store, SharePoint Apps, SharePoint 2013, Office 365 Online Services (HATAHET) 005

… und dann haben wir es geschafft, die “Nintex Workflow 2013 Online (Preview)” App ist nun in Ihrer SharePoint 2013 Umgebung integriert und kann sofort verwendet werden (siehe u.a. Screenshot rechts unten) …

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… und nun kann dann die App entsprechend genutzt werden.

Apps in SharePoint 2013 nutzen

Also wenn die App wie oben beschrieben nun in der Website hinzugefügt wurde, steht jetzt in unserem Fall das High-End Workflowsystem von Nintex zur Verfügung, man sieht diese sofort in der so genannten “Current Navigation / Quick Navigation“ …

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… und mit einem Klick, kann man sofort mit der Workflowumsetzung beginnen …

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… und wer Nintex kennt, weiß wie mächtig dieses Workflowsystem für SharePoint 2013 ist. Wer mehr wissen will zu Nintex und SharePoint 2013 kann ja gerne mal vorbei schauen oder gerne zeigen wir die Systeme auch vor Ort.

Eine Apps zu implementieren ist also keine Kunst. Es geht viel mehr um Prozesse in Unternehmen zu erarbeiten und diese mit Nintex Workflow zu automatisieren, man beschäftigt sich also immer mehr mit der “Substanz” und den Themen die eine Organisation helfen einen Mehrwert herauszuholen.

HINWEIS: Die Screenshots sind komplett auf einer Office 365 SharePoint 2013 Online Umgebung entstanden. Sie müssen also nicht unbedingt einen SharePoint bei Ihnen im Rechenzentrum betreiben, um super Erweiterungen nutzen zu können. Dies ist genau der Unterschied zur “älteren” Office 365 Generation. Es wird viele nun möglich, was früher in den Online Systemen nur schwer oder gar nicht möglich war. Selbstverständlich geht das alles auch am System in Ihrem Rechenzentrum, also eh so wie immer Zwinkerndes Smiley

LG
Nahed Hatahet | nahed@hatahet.eu | powered by YouTube SharePoint 2013 TV

Published: 06.01.2013 11:19

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