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Software_Bot_Canva

Wenn Angestellte zu Digitalisierungsexperten werden.

Die Erstellung von Software-Bots für jeden, ohne Code und großes Tamtam, ist durch Microsoft Power Virtual Agents (PVA) Wirklichkeit geworden, und das sogar gratis. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Die Arbeitswelt befindet sich in einem steten Wandel. In der Vergangenheit waren es der technologische Fortschritt und die Industrialisierung, die die Arbeitswelt maßgeblich veränderten. Heute ist es die Digitalisierung, die den Takt angibt. Und zwar in immer höherem Tempo. Die digitale Vernetzung wirkt sich dabei auf alle Bereiche aus und bekommt durch digitale Helfer, neue, geradezu unermüdlich tüchtige Mitglieder – Software-Bots, sie werden die Kommunikation von Mitarbeitern und Kunden maßgeblich revolutionieren.

Für die Digitalisierung und Automatisierung der internen sowie externen Kommunikation bietet sich, aus dem Hause Microsoft, die Softwarebot-Lösung „Power Virtual Agents (PVA)“ an. Die damit erstellten Bots, die Informationen, Wissen und Services nicht nur einfacher zugänglich machen, sondern auch generieren, sind nicht nur praktisch und der Effizienzsteigerung dienlich, sondern ebnen auch den Weg zum viel beschworenen Arbeitskulturwandel. Wo früher Mitarbeiter repetitive und lähmende Fragen beantworten mussten, können jetzt zum Beispiel Software-Bots eingesetzt werden.

Wem das nicht genügt, der kann durch die Einbindung von Power Automate, dem Automatisierungs-Tool von Microsoft, sogar End-to-End Automatisierungen mittels Bot umsetzen. Die dafür eingesetzten Technologien sparen nicht nur Ressourcen, sondern wirken auch dem immer stärker werdenden Fachkräftemangel entgegen. In Punkto Einsatzszenarien sind den digitalen Helfern immer weniger Grenzen gesetzt.

Power Virtual Agents

Szenarien für Power Virtual Agents:

  • QnA zur Beantwortung repetitiver Fragen
  • Senden von Servicedesk-Tickets und -Anfragen
  • Sammeln von Feedbacks der Benutzer
  • Navigieren von Benutzern zu den richtigen Anwendungen
  • Anwenderschulungen
  • Teilautomatisierung von repetitiven Tätigkeiten und Prozessen
  • End-to-End Automatisierung mittels Workflows

Als Entwicklungsumgebungen stellt uns Microsoft dafür hauptsächlich zwei Umgebungen zur Verfügung. Die Microsoft Power Platform für Microsoft Teams, in Teams, und die Anwendung als Webapp im Browser (Premium). Dabei kann die Version für Teams einfach über den in Microsoft Teams integrierten Appstore gratis heruntergeladen werden, vorausgesetzt wird jedoch, dass man einen gültigen Microsoft 365 Plan besitzt.

Abonnements, mit denen Sie Power Virtual Agents for Teams kostenlos nutzen können:

  • Office 365 E1, E3, E5, F3
  • Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium
  • Microsoft 365 F3, E3, E5
  • Office 365 A3 for Faculty, A3 for Students, A5 for Faculty, A5 for Students
Power Virtual Agents Themen

Power Virtual Agents als Webapp (Premium) hingegen ist kostenpflichtig und bietet neben der Implementierung von Bots in  Microsoft Teams auch viele weitere Kanäle wie die Unternehmenswebseite sowie Premium Funktionen an, die zum Beispiel die Einbindung von MS AI,  SAP, oder SQL Server erlauben.  Wer PVA Premium testen möchte kann dies mittels Trial Anforderung  für 60 Tage gratis.  Das gratis Trial kann dann zusätzlich nochmal um 30 Tage verlängert werden.

Alle verfügbaren Kanäle mit Power Virtual Agents Premium:

  • Microsoft Teams
  • Webseiten
  • Mobile Apps
  • Facebook
  • Skype
  • Cortana
  • Slack
  • Telegram
  • Trello
  • Position
  • Kick
  • Group Me
  • Direct Line Speech
  • Per E-Mail senden

Features

Mit Power Virtual Agents können nicht nur einfache Q&A-Szenarien abgedeckt werden, sondern auch die Automatisierung von Prozessen. Mittels Power Automate, das in seiner Standardversion auch in den meisten Microsoft Plänen enthalten ist, können über 500 Konnektoren für die Einbindung von Diensten verwendet werden. Dafür muss man meist einfach nur den gewünschten Konnektor per Angabe von Benutzername und Passwort verbinden und schon ist man verbunden mit den Microsoft 365 Produkten und Services, sowie Drittanbietern wie SAP oder sogar einem anderen Bot. E-Mails und Dokumente lassen sich automatisiert erstellen und versenden, Einträge in Listen und Datenbanken generieren. Wer einen Schritt weiter gehen möchte und künstliche Intelligenz (KI) einbinden will, dem soll auch das nicht verwehrt werden. Mit Microsoft AI lassen sich KI-Dienste einbinden, die es ermöglichen Vorhersagen zu treffen, oder Dokumente auszulesen um sie folgend in Datenbanken abzuspeichern. Falls jedoch all diese Szenarien nicht zufriedenstellend sind, gibt es zusätzlich die Möglichkeit eine Verbindung mit einem echten Menschen herzustellen. Getreu dem Motto „Old but Gold“ kann sich dann ein Help-Desk-Mitarbeiter persönlich um das Anliegen kümmern.  

Power Virtual Agents 3
Power Virtual Agents Bild 4

Monitoring und Analyse, alle macht den KI-Systemen und Big-Data, oder doch besser den Anwendern?

Alle Vorgänge, die von Chatbot und Anwender ausgeführt werden, fließen in Protokolle und Datenbanken. Die automatisierten Auswertungen können über eine speziell dafür bereitgestellte Oberfläche in Power Virtual Agents vom Besitzer analysiert und weiterverarbeitet werden, was der stetigen Verbesserung der Bots ungemein dienlich ist.  Aber keine Sorge, die Protokolle werden automatisiert nach 29 Tagen gelöscht, der Chatbot ist somit nicht nur DSGVO konform, sondern entspricht auch vielen weiteren Konformitäten.  

Power Virtual Agents Analytics

Wer jetzt Interesse hat einen Power Virtual Agent Bot zu erstellen, um das Unternehmen zu digitalisieren, oder zumindest die eigenen Prozesse, dem sei geraten – Learning by Doing. Tatsächlich kann man sehr vieles durch diese Methode bereits erreichen, die Platform wurde dafür auch speziell ausgelegt. Wer trotzdem Hilfe benötigt und einen professionellen Zugang schätzt, der kann einen der Workshops der Digital Workplace Experten der HATAHET buchen. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Unternehmen und sieht dabei die Anwender im Mittelpunkt von Transformations-Prozessen, nicht Systeme.

Weitere Ressourcen finden Sie hier:

Tags : Power AutomatePower Virtual AgentsSoftware Bot
Andreas Achrainer

The author Andreas Achrainer

Andreas Achrainer ist Maschinenbautechniker und Wirtschaftsinformatiker und arbeitet als Modern Workplace Berater bei der HATAHET productivity solutions GmbH (www.hatahet.eu). Durch seine bisherigen Tätigkeitsfelder in der produzierenden Wirtschaft sowie in der IT-Beratung konnte er bereits tiefe Einblicke in viele Branchen gewinnen. In seiner Tätigkeit als Consultant nutzt er diese und widmet sich dabei dem Thema digitaler Arbeitsplatz der Zukunft.

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