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Microsoft Planner – Plan-übergreifende Aufgaben auf einem Blick

Wir verwenden Planner exzessiv, um unsere Aufgaben für die diversen Kundenprojekte zu planen. Soweit so gut. Das Problem ist aber, dass man im Moment keine Chance hat, über alle Pläne übergreifend die Tasks auf einen Blick zu bekommen und auch zu bearbeiten. Zwar kann ich die Tasks, die mir zugeordnet sind komfortable über die Planner Website bearbeiten, aber jene die ich erstellt habe und anderen Kollegen zugewiesen habe, sehe ich leider nicht mehr.

Kennen Sie das? 😉

Ist das wirklich so, oder können wir uns da vielleicht mit ein paar Eingriffen helfen?

Die Antwort: MS Graph API und Office 365/SharePoint Online.

Mit der MS Graph API kann man sämtliche Pläne abholen und dann natürlich auch alle Tasks in den Plänen unabhängig davon wer der Ersteller ist auch auslesen. Der Screenshot zeigt die Beispiele die man mit dem MS Graph Explorer testen kann.

Mit dieser Möglichkeit, haben wir uns bei HATAHET überlegt, könnten wir ein kleines Helfer-Tool implementieren, das uns alle Tasks von den Plänen aus allen Kundenprojekten in eine SharePoint Liste exportiert, von wo wir dann einen Gesamtüberblick über alle Projekt-Tasks haben.

Dadurch sehen wir alle Tasks und können auch direkt in die Tasks innerhalb von Planner “reinspringen”.

Anmerkung: Aus Datenschutzgründen wurden Kundennamen und Personennamen geschwärzt, da es sich hier um unsere “produktive” Taskliste handelt.

Der Screenshot zeigt sehr schön, wie übersichtlich hier alles dargestellt wird. Zusätzlich können wir die Möglichkeiten der SharePoint Listen nutzen, um zu filtern, gruppieren usw.

Fazit

Was Planner noch(!) nicht kann, können wir über Azure und die MS Graph API auch lösen. Dadurch ist für uns Planner ein wertvolles Tool für die Aufgabensteuerung geworden. 

Wenn sie ein ähnliches Problem haben, wir können helfen.

🙂

Tags : Microsoft PlannerTasks
Michael König

The author Michael König

Michael König ist leidenschaftlicher Informatiker. Er ist als Leiter einer Development-Abteilung sowie als Lead Developer und Application Architect tätig. Michael bringt 20 Jahre Berufserfahrung im Bereich der Software-Entwicklung und im IT-Consulting mit. Seit mehr als 10 Jahren beschäftigt er sich intensiv mit den Microsoft SharePoint-Technologien und ist in diesem Segment vorrangig auf die Software-Entwicklung, Erweiterung und Individualisierung von SharePoint spezialisiert. Heute beschäftigt sich Michael mit den neuen Möglichkeiten von SharePoint Online und On-Premises, Office 365 und Microsoft Azure. Die Themen Bots, Cognitive Services und Machine Learning auf Basis von Microsoft-Technologien gehören hier ebenfalls dazu.

6 Kommentare

  1. hallo, ich wollte mich mal erkunden, nach weldchen kriterien ihr die pläne erstellt. aktuell haben wir in unserer agentur gerade von trello auf planner umgestellt. ich frage mich nun, ob wir pro kunde oder pro abteilung (bspw. marketing / pr / eventmanagement) einen plan erstellen sollen. danke für mögliche lösungsansätze 🙂

    1. Man kann das leider pauschal nicht beantworten, denn was für unsere Organisation sinnvoll ist und funktioniert, muss nicht zwingend bei anderen Organisationen passen.
      Ich versuchs trotzdem ;). Wir verwenden Planner ausnahmslos im Kontext von MS Teams. MS Teams ist diesbezüglich wie ein Container. Teams hilft uns pro Kunden ein Team zu haben und einen Channel pro Projekt, innerhalb dessen dann Planner-Pläne angelegt werden. Dies ist für uns im Moment ausreichend, kann aber für andere Organisationen vllt. nicht funktionieren, weil aktuell (Stand 9/2019) noch keine Rechte auf Channels (Stichwort: Private Channels, soll im Oktober 2019 kommen) vergeben werden können und somit alle Benutzer, die einem Team zugeordnet sind auch Zugriff auf alle Pläne des Teams hätten.
      Das kann durchaus nicht gewünscht sein, wenn unterschiedliche Teams an verschiedenen Projekten arbeiten.
      Gerne können wir von HATAHET unterstützen, falls ihr mehr Hilfe benötigt. Anforderungen in diese Richtung lassen sich sehr gut in gemeinsamen Workshops erarbeiten. 🙂

  2. Hi Michael, vielen Dank für die Antwort. Wir probieren das jetzt auch mal aus (ein Team pro Kunde, ein Channel pro Projekt). Fein wäre natürlich auch, wenn man dann alle Planner Aufgaben pro Team, geordnet nach Projekt überblicken könnte – aber auch das scheint im Moment noch nicht möglich. Bezüglich Unterstützung: Danke dir, ich glaub das passt, wenn wir erst mal selber etwas probieren, danke 🙂

  3. Hallo Michael,
    das hört sich sehr genial an. Kannst du mir Tipps geben, wie ich als Anwender die MS Graph API nutzen kann.
    Ich möchte nach Produktkategorien (=Plan) die Projekte als Bucket aufbauen.
    Jetzt brauche ich einmal eine Gesamtprojektübersicht und zweitens eine Gesamt Task Übersicht.
    Wäre cool Ideen für die ersten Schritte zum Ausprobieren zu bekommen.
    Vielen Dank
    Ole

    1. Hallo Ole,

      also als Anwender die MS Graph API zu nutzen wird schwierig. Grundsätzlich handelt es sich dabei um eine umfassende REST API für das Office 365 Ökosystem.
      Mir wäre jetzt nicht bekannt, wie man ohne Programmierung diese nutzt, aber du könntest z.B. mit Hilfe von MS Flow oder mit Hilfe von Logic Apps versuchen Informationen aus der MS Graph API zu holen oder auch rein zu schreiben.

      Kenntnisse, wie man eine REST API nutzt, wirst du aber trotzdem brauchen. Ich empfehle dir, den Graph Explorer (https://developer.microsoft.com/en-us/graph/graph-explorer) um die ersten Gehversuche damit zu machen. Dort findest du auch viele Beispiele und auch ausreichend Dokumentation zu den Möglichkeiten der einzelnen Services.

      Hoffe, das hilft dir zumindest mal weiter.
      LG
      Michi

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