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Der moderne Arbeitsplatz: Mein intelligentes Dokument weiß was ich will!

Ein erfolgreiches Telefongespräch zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geht zu Ende. Bevor die nächsten Meetings eine Stunde später starten, soll das besprochene Angebot noch schnell versendet werden.

ABER: Nach Kopieren der Produkt- und Kundeninformationen geht sich das individuelle Anpassen nicht mehr aus und so schaffen Sie es erst am Abend das Angebot zu versenden. In Summe hat Sie diese Arbeit mehr als eine Stunde (und viele Nerven) gekostet! Ihr Kunde hat den ganzen Tag gewartet. Hat denn der moderne Arbeitsplatz für diese repetitive und zeitintensive Tätigkeit nicht schon eine Lösung zu bieten?

Die gute Nachricht: JA! Denn das Generieren individueller und komplexer Dokumente geht nun automatisiert und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – mit dox42!

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AllgemeinVeranstaltung, Event, Konferenz

#ESPC16 Tag 2, Bericht 2, Meine Zusammenfassung

Auch Tag 2 der European SharePoint Conference 2016 #ESPC16 war mit interessanten Vorträgen vollgepackt. Die Entscheidung ist schwer gefallen und nicht alles ist sich ausgegangen – dafür konnte ich für die nächsten Projekte ein paar Anregungen mitnehmen.

Building Intelligent Apps Using the Microsoft Graph

Microsoft Graph war mir schon ein Begriff, aber bis jetzt hat sich noch keine Möglichkeit geboten, damit zu arbeiten. Im Rahmen dieses interessanten und sehr gut gestalteten Vortrags von Roy Sheinfeld habe ich das erste Mal einige erste Geh-Versuche im praktischen Microsoft Graph Explorer gewagt:

Microsoft Graph Explorer Screenshot
Microsoft Graph Explorer

Natürlich gibt’s nicht nur die Möglichkeit Profildaten abzufragen sondern den – im Endausbau – vollständigen Zugriff auf alle Daten die durch alle APIs aus Microsoft Cloud Diensten zur Verfügung gestellt werden.

Microsoft Graph will eine „unified API“ sein, die den Zugriff auf Daten bündelt. Dort, wo früher pro Anwendung/Service eine eigene API zur Verfügung gestellt wurde, wird jetzt ein anderer Endpunkt in der Microsoft Graph API angesprochen.

Hier wird es noch einen gesonderten Beitrag geben, um die Möglichkeiten aufzuzeigen (Link folgt hier).

Introducing the Office 365 Dev PnP Partner Pack

Das Patterns & Practices Paket für Office 365 ist schon einige Zeit veröffentlicht. Paolo Pialorsi zeigte uns die Möglicheit, auch als Nicht-Administrator Site Collections anlegen zu lassen (die erforderlichen Berechtigungen kommen über das App-Modell).

Der Setup-Vorgang um das zu ermöglichen ist aktuell allerdings noch ein ziemlicher Alptraum. Die manuelle Variante ist Schritt für Schritt im PnP Wiki erklärt, auf Channel 9 ist auch ein Video um den Setup-Vorgang zu erklären. Der manuelle Weg wird durch einige PowerShell Commandlets erleichtert, die ebenfalls im Github Repository zu finden sind.

Zwar wird das ganze als „easy to setup and maintain“ beschrieben, ich würde das allerdings nicht „easy“ nennen. Paolo selbst hat dann zugestanden: „it could be easier“.

Ein automatisches Setup-Tool mit einem Assistenten ist in Arbeit und soll noch dieses Jahr im Dezember erscheinen (sprich: wohl eher Q1 2017).

Nach dem Setup steht in den Site Settings eine neue Option zur Verfügung:

  • Save Site as Template -> Save Site as Provisioning Template.

Durchgestrichen ist die alte Option deshalb, weil das ohnehin nicht (mehr) verwendet werden sollte. Die neue Option ist auch nicht (mehr) abhängig von Publishing Features.

Wird „Save Site as Provisioning Template“ ausgewählt, entsteht im Hintergrund ein Azure Job. Dieser Job wird nach Abarbeitung ein Template in einer Dokumentenbibliothek ablegen. Dieses Template kann dann weiterverwendet werden um neue Sites zu provisionieren.

SharePoint Templates Gallery
SharePoint Templates Gallery

Alternative zu selbst erstellten Templates kann auch ein Template aus der unlängst eröffneten SharePoint Templates Gallery verwenden. Dort wurden zum Start bereits einige Vorlagen hinterlegt, mit der Zeit sollte die Auswahl größer werden.

Nicht vergessen: Patterns & Practices Owner ist SharePoint Engineering. Für uns ein Hinweis, dass hier verlässliche und überdauernde Technologie und Erkenntnisse produziert werden.

Zu diesem Thema wird es von uns noch das eine oder andere Blogpost geben, nachdem wir uns damit erst im Detail beschäftigen werden.

Build business apps for Office 365 – InfoPath, PowerApps, Flow and more

Für mich ein recht flacher Vortrag mit wenig neuen Inhalten: InfoPath ist gar nicht vorgekommen (Warum auch?), PowerApps und Flow haben wir intern schon eingehend zerlegt.

Chris McNulty hat die interessante Verbindung zwischen PowerApps, Flow, erfassten Daten und Power BI bereits in einem Vortrag am Tag 1  erwähnt. John White hat in ein paar Folien weitere Szenarien gezeigt, wie Power BI am Desktop und in der Cloud mit Daten interagieren kann bzw. wie der Publikationsworkflow aussieht.

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Sitemailbox: Das Websitepostfach und was dahinter steckt

Body:

In SharePoint 2013 und Office 365 SharePoint Online gibt es das neue Sitemailbox Feature, oder übersetzt das “Websitepostfach” (naja, halbübersetzt würde ich wohl eher meinen). Wie der Namen schon sagt, ein Postfach für eine Webseite. Aber was ist genau damit gemeint und wie funktioniert das genau.

Auf jeden Fall ist es mal nichts zum essen … Zwinkerndes Smiley

Allgemeines

Wir kennen das Problem, dass man in SharePoint gerne Mails ablegen würde, am besten zu einer Webseite. Das ganz wäre doch toll, wenn man das direkt in Outlook machen könnte (so mittels Drag & Drop). So könnte man Mails zu Webseiten mit Dokumenten ablegen. Und wie schön wäre es, wenn man diese Dokumente der Webseite auch gleich in Outlook sehen könnte und verwenden könnte (so mittels Drag & Drop auch). Wenn man dann noch die Mails technologisch dort lassen würde, wo diese auch hingehören (Exchange, Outlook) und die Dokumente ebenfalls (SharePoint) und man egal von “Wo” man kommt alle sehen und nutzen könnte, wäre das nicht ein Traum?

Ja und mit SharePoint 2013 wird dieser Traum nun war … Zwinkerndes Smiley

Erstellen eines Websitepostfachs (Sitemailbox)

So kompliziert wie das alles klingt, ist es aber auch schon nicht … einfach auf einer SharePoint Webseite mal eine neue SharePoint App hinzufügen …

01 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Sitemailbox erstellen, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

… und schon ist das Websitepostfach erstellt, aber weil wir ja alle soooo viel Zeit haben, kann es auch schon mal 30 Minuten dauern, bis der Zugriff funktioniert, vielleicht eine kleine ZEN-Übung in Sachen Geduld, auch was nettes …

02 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Sitemailbox erfolgreich erstellt, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

Wenn man dann genug Zeit „vergehen hat lassen, ist das Postfach nun auch schon(!) da, wie man hier in der SharePoint 2013 Navigation sehen kann …

03 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Sitemailbox in SharePoint Navigation, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

… und kann das Postfach auch schon(!) verwenden … dazu später aber mehr!

Was ist aber nun passiert?

Im Hintergrund wird ein Postfach für die Webseite erstellt, wenn man sich das Office 365 Directory mit den Benutzer ansieht, ist das ganz gut ersichtlich, hier am Beispiel einer SharePoint 2013 Website mit dem Namen “Demo Enterprise Portal” …05 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Sitemailbox Eigene User im Cloud Active Directory, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

… und im Outlook findet man nun auch den entsprechen Mailkontakt (und die Mailadresse) dazu …

04 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Sitemailbox Mailuser in Exchange Verzeichnis, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

… und unser guter Freund (der SharePoint) gibt uns nun auch Bescheid, was das denn ist, so ein Websitepostfach und was man damit nicht alles tolles machen kann.

Sieht dann so aus …

06 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Welcome Mail für Benutzung, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

Wie kann man das nun nutzen aus der SharePoint Sicht?

Ganz einfach, man kann erstens einmal der Website nun eine Mailnachricht schicken …

07 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Sitemailbox Mail versenden, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

… und diese wird auch brav abgelegt, im schönen guten alten Mailablage Stil vom Outlook (obwohl es ja etwas mit SharePoint zu tun hat) … und beachten Sie die blaue Leiste oben des u.a. Screenshots, wir sind hier direkt im SharePoint auf der Webpostfach-App (aha, hier heißt das wieder anders, wohl ein anderes Programmierteam in Redmond gewesen) der SharePoint Webseite “Demo Enterprise Portal” … auch wenn man meinen könnte, es wäre Outlook …

08 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Postfach der Teamsite aus SharePoint Sicht, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

HINWEIS: Da die Mails ja auch im Exchange abgelegt sind, ist es ja auch nichts anderes als eine “Outlook Web App” die hier vom SharePoint als quasi “Webpostfach-App” genutzt wird. So kann man eben auf einer Webseite Mails und auch andere Elemente wie Dokumentenablagen, usw. nutzen aber eben auch Mails, so wie im Outlook …

Wie kann man das nun nutzen aus der Outlook Sicht?

Ja und das tolle, man sieht nun die SharePoint Webseite ebenfalls abgebildet in Outlook, auch z.B. neben dem Websitepostfach auch die Dokumente der Webseite. Erinnert mich ein wenig an die öffentlichen Order / Public Folders, nur dass wir hier eben SharePoint Dokumentenablage nutzen können, neben der Mailablage, die man auch in SharePoint wiederum sieht … hier also die Mails in Outlook der Website “Demo Enterprise Portal” …

09 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Postfach der Teamsite aus Outlook Sicht, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

Hier nun die Dokumentenbibliothek der Website “Demo Enterprise Portal” in Outlook nun … mit einem File, dass gerade per Drag & Drop in Outlook (!!!!) gezogen wurde …

10 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Dokumentenbibliothek von SharePoint in Outlook mit Drag n Drop File, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

… welches im folgenden Screenshot nun “upgeloaded” wurde (nun nicht mehr grau) …

11 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Dokumentenbibliothek von SharePoint in Outlook mit Drag n Drop File synchronisiert, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

… und sich somit auch schon auf der Website in SharePoint finden lässt …

12 SharePoint 2013 App Websitepostfach, Dokumentenbibliothek auf SharePoint mit Drag n Drop File aus Outlook, Office 365, SharePoint Online (HATAHET)

Fazit?

Ja danke Microsoft, dass Ihr Eure Technologien Exchange und SharePoint nun endlich wirklich gut integriert habt, was diese Websitepostfächer / Site Mailboxes betrifft. So wie der gute “alte” Wolfgang Ambros schon besungen hat “scheeee longsom wochs ma zom!” Zwinkerndes Smiley

Ja, die Dinger wachsen wirklich schön langsam zusammen. Super Microsoft, wird uns viel Freude bereiten, wenn man das so sagen kann. Mails bleiben in Exchange, Dokumente in SharePoint und egal wie man draufsieht als Benutzer, bekommt man beides integriert zu sehen … ein echter Mehrwert!

LG
Nahed Hatahet | nahed@hatahet.eu

Published: 06.11.2012 16:57

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