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SharePoint Online

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Dokumenten-bibliotheken müssen kein neues Aussehen bekommen ;)

Haben auch Sie nicht unbedingt große Freude, wenn Ihre User am SharePoint aufgefordert werden, eben mal eine neue Ansicht auszuprobieren? Nun, das können Sie mit ein paar Handgriffen auch unterbinden, wie dieser Artikel erklärt:

https://support.office.com/en-us/article/Switch-the-default-for-document-libraries-from-new-or-classic-66dac24b-4177-4775-bf50-3d267318caa9?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

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Azure AD, OAuth, OpenID, ADAL und OWIN… was noch?

Mit SharePoint 2016 und SharePoint online geht Microsoft den Weg Richtung Cloud und vor allem den Weg der hybriden Szenarien konsequent weiter. Umso öfter wird man dadurch aber gerade in der Entwicklung mit Begriffen konfrontiert, die immer wieder auch zu Verwirrung führen können und scheinbar nicht so genau einzuordnen sind. So wurde ich in der Vergangenheit schon mehrmals mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Warum brauche ich OAuth, wenn ich Azure AD nutze?
  • Was ist OpenID, ist das nicht OAuth?
  • Wofür brauch ich ADAL wenn ich Azure AD nutze?
  • OWIN? Was soll das sein?

Daher versuche ich hier einen kurzen Abriss über diese Begriffe, vor allem aus Entwicklersicht zu geben und dem interessierten Leser ein paar Links zur Verfügung zu stellen, um mehr zu erfahren bzw. sich in die Themen zu vertiefen.

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Produktivität mit Office Delve und SharePoint 2016 steigern

Allgemeines

Wir werden tagtäglich mit Informationen wortwörtlich überschüttet und müssen aus den vielen Kanälen die relevanten filtern und suchen. Und es wird täglich mehr, mehr an Systemen und mehr an Informationen. Die Zeit in der wir diese Informationsflut abarbeiten sollten verändert sich aber nicht, der Tag hat nun mal seine 24h Stunden und nicht mehr, egal wie viel und lange man arbeitet, diese Tatsache ändert sich wohl nicht.

Wenn man länger darüber nachdenkt wäre ein Zugangspunkt ideal, der jene für mich relevante Informationen anzeigt, egal aus welchem System diese stammt. Die folgende Abbildung soll dies verdeutlichen:

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FINALE AGENDA! Next Destination > SharePoint 2016 Productivity

Was bedeutet es langfristig für die Entwicklung von Formularen und Workflows, dass es InfoPath 2016 und SharePoint Designer 2016 nicht mehr gibt? Welche Migrationsvarianten nach SharePoint 2016 und/oder Office 365 SharePoint Online gibt es vom Hersteller und 3rd Party? Mit welchen Neuerungen warten Office 365 Groups, NextGen Portals, Delve und Office 365 Video auf?

Das sind nur 3 von vielen Fragen, welche unsere Veranstaltung am 12. Mai beantworten wird. Eine genaue Agenda ist bereits verfügbar, und es gibt wieder einige spannende, technisch orientierte Vorträge.

Details unter http://www.hatahet.eu/events/Seiten/Event_next%20destination_12052016.aspx

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Rights Management in SharePoint > Wie anwenden?

In den letzten Wochen habe ich mir etwas Zeit genommen um mir ein Thema anzusehen welches vor allem dann wichtig wird, wenn es darum geht seine oder die Daten Ihres Unternehmens, in SharePoint, vor denjenigen Augen zu schützen welche nicht dafür bestimmt sind. Viele Unternehmen haben für bestimmte Dokumente Compliance Richtlinien welche verhindern sollen dass Personen außerhalb dieses Compliance Bereichs unternehmensrelevante Daten erhalten. In Zeiten des globalen Datenaustausches und des freien Informationszuganges werden diese Arten von Sicherheitsthemen immer wichtiger.

Was kann SharePoint selbst?

Die erste Frage welche man sich hier stellt ist, was kann SharePoint selbst? Wer sich bereits mit SharePoint beschäftigt hat wird schnell verstehen wie die Berechtigungsstrukturen dieses Systems aufgebaut sind. Wir haben hier die Möglichkeiten sicherzustellen dass SharePoint Seiten nur von befugten Personen geöffnet werden können und auch, reglementieren ob bestimmte Bereiche des Unternehmens überhaupt auf diesen SharePoint zugreifen können. Die Permission Levels reglementieren ob Personen lesen schreiben oder administrieren können.

Aber an diesem Permission System gibt es ein Problem. Egal ob ich nun lesen schreiben oder administrieren kann, ich kann die Daten herunterladen, drucken, per mail versenden und eigentlich alles mit diesem Dokument tun was ich will, solange dies nicht im SharePoint passiert.

Wie Daten vor Weitergabe Schützen?

Was also tun? Wie schütze ich meine Daten vor Weitergabe? Microsoft stand vor demselben Problem wie wir es kennen. Als Antwort darauf entwickelten Sie, ursprünglich für sich selbst, ein Service mit dem Namen Active Directory Rights Management.

Wie setze ich es ein?

An dieser Stelle ein Hinweis, mit diesem Blog möchte ich keine Schritt für Schritt Anleitung für die Technische Installation von Rights Management bereitstellen, dafür gibt es bessere TechNet Artikel. Es geht mir vor allem darum zu erklären was es eigentlich ist und was ich damit machen kann.

Die Basis, auf der SharePoint sein Rights Management aufbaut ist das sogenannte Active Directory Rights Management ADRMS. Dieses wird mit der Domain verbunden und eingerichtet. Sobald dieses System aktiv ist kann man SharePoints Information Rights Management damit verbinden.

Somit ist das SharePoint IRMS nicht das eigentliche Rights Management, es ist eine Schnittstelle zu ADRMS, die technischen Einschränkungen geschehen nur dort.

Ist dieses System eingerichtet kann man Bibliotheken in SharePoint schützen.

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Wie funktioniert der IRM Schutz?

Die Bibliothek welche von IRM geschützt wurde kann weiterhin von jedem Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung angesurft werden. Ein Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen hat weiterhin keine Einschränkungen in der Bearbeitung. Jedoch kann (sofern es nicht explizit erlaubt wurde) ein Gast keine Daten mehr kopieren, er kann auch nicht drucken, das Dokument per Mail versenden oder einen Screenshot davon machen. Das heißt er hat keinerlei Möglichkeit mehr mit dem Dokument zu interagieren, er kann genau dass wofür er Berechtigungen hat: lesen.

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Wenn jemand Berechtigungen zum Schreiben hat, kann diese Person drucken, sie kann Daten auch kopieren, jedoch ist es für sie nicht möglich Daten an unberechtigte Personen weiterzugeben. Denn ab dem Zeitpunkt an dem das Dokument geschützt wurde, liegen die Berechtigungen am Dokument und nicht am SharePoint Element. Sie kann ein Dokument zwar per Mail schicken, aber der Empfänger das Dokument nur dann öffnen wenn er auch dazu berechtigt ist.

Was heißt das nun genau?

Wir wissen nun also was mit IRM möglich ist, aber wann verwende ich es und worauf sollte ich achten?

Dieses Service ist sehr mächtig aber es hat seine Tücken. Man muss sich bei dessen Einsatz immer bewusst sein das dieser Schutz absolut ist. Es gibt keine genaueren Konfigurationsmöglichkeiten und Unterscheidungen abseits von Lesen und Schreiben. Entweder die Person darf etwas mit dem Dokument machen oder nicht. Mehrere Custom Policies kann man leider nicht anlegen. Weiter muss man sich auch im Klaren sein, dass ein geschütztes Dokument nur mit gültiger Domain Kennung angezeigt werden kann. Ein Dokument kann beispielsweise von einer schreibend berechtigten Person an die andere weitergegeben werden. Hat jemand aber keine Berechtigung kann er das Dokument nicht öffnen, ist jemand nicht an die Domain angebunden kann er dieses Dokument ebenfalls nicht öffnen. Ein guter Schutz um Daten innerhalb des Unternehmens zu belassen, schlecht wenn ich Daten an externe Personen weitergeben muss.

Man kann noch viele weiter Infos zu diesem Thema schreiben aber dazu reicht leider dieser Blog nicht aus. Gerne aber Informieren wir bei weiterem Interesse zu diesem Thema.

Ich hoffe ich konnte einen kleinen Überblick über das wenig besprochene Thema IRM geben.

Bei Fragen einfach an sebastian@hatahet.eu

Beste Grüße

Sebastian

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Durable Links in SharePoint 2016 und Office 365 SharePoint Online nutzen

Allgemeines

Wer kennt das Problem nicht: ein Link zu einem Dokument funktioniert nicht mehr, weil das Dokument unbenannt und/oder verschoben wurde. SharePoint 2016 bietet in Zusammenhang mit den Office Online Server (Nachfolger vom Office Web Apps Server) der neuen integrierten “Durable Links” Funktionalität eine eindeutige Kennung für Dokumente und somit einen quasi eindeutigen Link zu einem Dokument. Links auf unbenannte und/oder verschobene Dokumente funktionieren also weiterhin, ein echter Mehrwert, wie ich empfinde.

HINWEIS: Und wer sich die Technik On-Premises nicht “antun” will, kann selbstverständlich das ganze auch mit Office 365 SharePoint Online nutzen, da wäre alles also sofort betriebsbereit. Einer der Mehrwerte der Cloud oder von SaaS Lösungen – in diesem Fall.

Durable Links arbeiten dabei innerhalb einer Farm im Gegensatz zu der in SharePoint 2013 bereitgestellten Document-ID Funktionalität, die Document-IDs innerhalb einer Site Collection ermöglicht hat und somit auch noch nicht so ganz durchgängig war meiner Meinung nach. Durable Links sind nun die logische Erweiterung in SharePoint 2016.

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SAVE THE DATE: Next Destination > SharePoint 2016 Productivity

Die HATAHET Launchveranstaltung zu SharePoint Server 2016, Office 365 SharePoint Online und kombinierte Möglichkeiten mit Microsoft Azure

am 12.05.2016 im Schloss Wilhelminenberg, 1160 Wien

Am Donnerstag, den 12. Mai 2016 ist es soweit: Schnallen Sie sich an und reservieren Sie sich schon jetzt Ihren Platz auf einer spannenden Reise in unserem Business Productivity Jet. Die Route führt uns von SharePoint Server 2016 über Office 365 SharePoint Online zu Microsoft Azure.

Sobald wir die Flughöhe erreicht haben, werden sich bereits unsere Chef Piloten mit einem kompakten Überblick über neue Produktivitätsmerkmale von hybriden SharePoint Umgebungen an Sie wenden. Es wird auf Stärken von digital unterstützenden Produktivitätslösungen sowie deren Mehrwert für die neue Generation von Unternehmen eingegangen und was dies bedeutet.

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European SharePoint Konferenz 2015 – Wrap up Day 2+3

So werte Leser, wie versprochen folgen noch weitere Informationen zur, am Freitag zu ende gegangenen, European SharePoint Konferenz.

Zunächst einmal die wichtigste Info:

European SharePoint Konferenz 2016 – in VIENNA !!! Smiley

Somit können Sie sich nächstes Jahr selbst vor Ort ein Bild machen und den spannenden Vorträgen lauschen. Oder Sie lesen einfach wieder im Blog bei uns mit Zwinkerndes Smiley

One Drive for Busniess Roadmap

In der ersten Session des zweiten Tages habe ich mir die Neuerungen zu One Drive for Business und den dazugehörenden Client angesehen. Für diejenigen, die über einen Office 365 Tenant verfügen und damit auch im “First Release Program” dabei sind, haben vielleicht schon die eine oder andere Änderung bemerkt. Im Browser ist mittlerweile multiple Select und Drag & Drop innerhalb des Browserfensters möglich. Sie können also mehrere Files im Browser markieren und diese dann mit Drag & Drop in einen andern Ordner verschieben. Auch ein neues Preview Panel wurde schon implementiert.

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European SharePoint Konferenz 2015 – Wrap up Day 1

Gestern ging der erste Tag der SharePoint Konferenz in Stockholm zu Ende und ich muss sagen ich war von der Qualität der Vorträge positiv überrascht. Doch schön der Reihe nach Smiley

Wie in meinem gestrigen Blog Post schon Erwähnt, wurde während der Key Note der SharePoint 2016 *BETA 2* Release Termin veröffentlicht. Aber auch sonst war die Key Note gespickt mit Ankündigungen zu den unterschiedlichsten Produkten und deren Roadmap, wie z.B. One Drive for Business, SharePoint Online, One Drive for Business Client und natürlich auch SharePoint Server 2016.

Auf die Key Note folgte einer der inspirierensten (gibt’s das Wort überhaupt Smiley ) Vorträge auf einer IT Konferenz die ich in den letzten Jahren gehört habe. Vielleicht lag es aber auch nur an dem Vortragenden, Geoff Evelyn, der mit unglaublicher Überzeugung und Hingabe über die, mit sich rasch entwickelnder Technologie einhergehenden Probleme und Herausforderungen, referiert hat.

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SharePoint 2016: Darf es mit ein bisschen Office 365 SharePoint Online Services sein?

Die Urlaubszeit neigt sich dem Ende zu und SharePoint 2016 rückt näher. Ein neuer Server ist angekündigt und als IT Preview verfügbar. Das neue Microsoft SharePoint Baby wird hybrid zur Welt kommen und eine Symbiose mit den SharePoint Online Services bilden. Interessant dabei ist das Microsoft eigentlich keine On-Premises Version auf den Markt bringen wollte, ich war selbst dabei, als man SharePoint 2013 als die letzte SharePoint On-Premises Version Ende 2012 in Las Vegas ankündigte. Es kam aber anders: Hello SharePoint 2016!

Prinzipiell ist SharePoint eine mittlerweile ganz schön lange Zeit erfolgreich am Markt quasi etabliert, wenn ich so zurück schauen darf… (mehr …)

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