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Office365Blog – Hol dir das Wissen!

Sharepoint.at wird zu office365blog.at  

SharePoint bleibt wichtig, wird aber Teil einer umfassenden Arbeitsplatzlösung. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, wird der SharePoint Productivity Blog in den Office365Blog überführt. 

Am Anfang war SharePoint 

Microsoft SharePoint entwickelte sich seit seinem Erscheinungsjahr 2001 schnell zu einem zentralen Mittel, den digitalen Arbeitsplatz effizienter zu gestalten. In den darauf  folgenden Jahren ist viel passiert. Koordination von Aufgaben, Zusammenarbeit in Projekten, Co-Authoring bei Dokumenten, Intranetportale, Content-Management und vieles mehr, wurde durch SharePoint erstmals in einem Tool möglich. Ob eine schlichte Dokumentenbibliothek oder ein umfangreiches Social-Intranet – SharePoint war die nachhaltige Lösung! 

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AzureCloudKünstliche IntelligenzMust-HaveOffice 365SharePoint OnlineSPFx

SPFx Extension für den HATAHET Intelligent Picture Resizer

Künstliche Intelligenz - Gehirn - Lernen

Eine SPFx Extension bietet uns die Möglichkeit die Funktionalitäten von Listen in SharePoint zu erweitern. Da uns die Funktionalität des Intelligent Picture Resizers auch als Azure Function HTTP Trigger zur Verfügung steht, können wir somit gezielt ein Bild aus einer Dokumentenbibliothek vom Intelligent Picture Resizer auf Knopfdruck bearbeiten lassen.

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Automation, Workflow, Self ServiceAzureCloudKünstliche IntelligenzMust-HaveProdukteSharePoint Online

Produkt: Intelligenter Picture-Resizer für Office 365 integriert kognitive AI Dienste

Der neue Picture-Resizer für Office 365 bietet auf der einen Seite die Möglichkeit Bilder zu verkleinern und auf der anderen Seite den Informationsgehalt von Bildern in Form von Tags zu speichern. Dadurch stellt dieser ein praktisches Tool für Unternehmen dar, die automatisiert Bilder verarbeiten wollen. Es werden Bilder automatisiert in einer gewählten Größe in Bibliotheken abgelegt und zusätzlich mit automatisch erzeugten Metadaten erweitert.

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How-To, Tutorial, SzenarioHybridOffice 365Office ClientOffice OnlineOn-PremisesSharePoint Online

OneDrive for Business Dokumente öffnen sich am Client nur mehr read-only!

Es gibt eine OneDrive Limitation, die uns das Arbeiten in letzter Zeit recht erschwert und die ich euch gerne näher erläutern möchte.

Wenn ihr eine SharePoint Online Dokumentenbibliothek mittels OneDrive for Business synchronisiert und dort eingestellt habt, dass die Benutzer das Dokumente zum Bearbeiten auschecken müssen, öffnet sich das Dokument über im OneDrive im Client immer read-only. Es kann natürlich über den Client auch nicht ein- oder ausgecheckt werden.

Es gibt dafür aber von Microsoft vorgeschlagene Workarounds, die mehr oder weniger brauchbar sind:

  1. Die Funktion „Auschecken erforderlich“ deaktivieren (oft nicht praktikabel)
  2. Deaktiviere im OneDrive Client unter Einstellung im Tab „Office“ die Option: Office-Dateien, dich ich öffne, mit Office 2016 synchronisieren. Danach funktioniert Co-Authoring nicht mehr für Dateien, die aus einem lokalen synchronisierten Ordner geöffnet werden. Aber Co-Authoring funktioniert noch für alle Dateien, die man online öffnet.
    Hier gibt es Infos zu einer Gruppenrichtlinie zum zentralen konfigurieren der Einstellung für den OneDrive Client: https://support.office.com/en-us/article/Use-Group-Policy-to-control-OneDrive-sync-client-settings-0ecb2cf5-8882-42b3-a6e9-be6bda30899c#enableallocsiclients

Microsoft hat die Limitation seit einiger Zeit auch schon erkannt und im Entwickler Backlog. Hoffentlich wird sie in naher Zukunft aufgehoben.

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AllgemeinHybridOn-PremisesSharePoint 2019Teams, Groups

SharePoint 2019 Neuigkeiten

 

SharePoint 2019 steht schon in den Startlöchern, vor kurzem erschien die Preview Version und im Herbst wird der Final Release veröffentlicht.

Wer die Keynote der SharePoint Konferenz gesehen hat wird bemerkt haben das ganze 2 Minuten bzw. eine Folie über On-Premises gesprochen wurde, es sollte also jedem klar sein das Microsoft den Weg in die Cloud forciert.

Wir selbst haben die Preview bei uns schon installiert und befassen uns mit den Neuigkeiten.

OneDrive – Sync Client

Mit SharePoint 2019 kommt der OneDrive Sync Client auch in die On-Premises Version. Bedeutet das eine Synchronisation mit persönlichen Team Sites und Teamsites möglich ist. Selektives Syncen per Files-on-Demand wird ebenso unterstützt.

Modern UI

Habt ihr euch schon an die Modern UI von SharePoint Online gewöhnt? Ich persönlich werde sicher noch eine Weile benötigen, aus Meiner Sicht ist dies die größte Umstellungen für User.

  • SharePoint Home: Anpassung an die aus dem Office 365 bekannte SharePoint Home mit Sites und News
  • Neuer Look: Modern Team-Sites, Communication-Sites, Listen und Dokumentenbibliotheken
  • Seiten, Webparts und Editieren: Die Erstellung von Sites und Bearbeitung von Inhalten wird erleichtert. Neue Moderne Webparts stehen zur Verfügung
  • Waffel Menü und App-Launcher: Aus Office 365 übernommen
  • Neue Freigabe-Funktionen: Das Freigeben unter SharePoint 2016 war recht umständlich und daher hat Microsoft die Freigabefunktionen aus O365 implementiert

 

Augmented Reality

AR wird durch den Dienst Spaces unterstützt, dies ermöglicht mit den Funktionen aus Windows 10 3D Inhalte bearbeiten und teilen zu können, wie und ob der Dienst genutzt wird, werden wir sicher in ein paar Jahren miterleben.

Gut vorstellen kann ich mir das man zB. Gebäudeplanungen, Büroräumlichkeiten abbildet und diese Pläne können dann zB. mit dem Handy wiedergegeben werden.

Hybrid Umgebungen

  • Statusleiste mit Funktionszustand der Konfiguration
  • Direktlink aus der Central Administration zum Hybrid Konfiguration Wizard
  • OneDrive als Standard beim Einrichten von Hybrid

Sonstiges

  • Neue PowerShell Befehle
  • Datei und Ordner Namen können jetzt die Sonderzeichen # und % verwenden
  • URL Pfad Verlängerung auf 400 Zeichen
  • Workflow Manager 2019
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Collaboration, Produktivität

Der HATAHET Must-Have Meta Master

Eine gut durchdachte Ordnerstruktur ist wichtig und notwendig, um Dateien ihren Bestimmungen entsprechend abzulegen und für andere zugänglich zu machen. In SharePoint Bibliotheken gilt das ebenso. Wird nun in einer solchen strukturierten Bibliothek sortiert und gefiltert, können erstellte Ordner allerdings nicht in diese Sichten eingebunden werden. Diese Einschränkung wird durch den HATAHET Must-Have Meta Master 2016 (On-Premises) aufgehoben und damit sind Ordner für die Filterung und Sortierung als zusätzliche Metadatenfelder verfügbar. (mehr …)

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Must-HaveSuccess Story, Kundenreferenz

Kundenreferenz: PORR – HATAHET begleitet das internationale Bauunternehmen PORR auf dem Weg in die digitale Zukunft mit zwei innovativen SharePoint- Projekten

Als großes internationales Bauunternehmen kann die PORR AG mit mehr als 145 Jahre Erfahrung in Planung, Entwicklung und Ausführung punkten. Seit der Gründung ist sie ein wichtiger Akteur bei der Errichtung vieler bedeutender Bauwerke und Projekte im In- und Ausland, etwa der Glockner-Hochalpenstraße, des Pumpspeicherkraftwerks Kaprun und eines Großteils der Tunnelprojekte der zweiten Republik. Ganz im Sinne der Unternehmenstradition ist PORR bestrebt, immer wieder Neues zu wagen, laufend Know-how auszubauen und dieses in künftigen Projekten und Visionen einzubringen. Heute verfügt der Bauspezialist über den breiten Erfahrungsschatz eines Full-Service-Providers und hohe Kompetenzen in allen Sparten der Bauwirtschaft: vom Hoch- und Tiefbau, über den Energiebau, Verkehrswege- und Tunnelbau bis zur Umwelttechnik und der Projektentwicklung.

„Die User waren von Anfang an von der Bedienbarkeit und Geschwindigkeit des Telefonbuchs begeistert.“

Ing. Gerhard Lang, MSc
Teamleiter SharePoint bei PORR

 

 

 

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AllgemeinAutomation, Workflow, Self ServiceCloudCollaboration, ProduktivitätHow-To, Tutorial, SzenarioHybridOffice 365On-PremisesSharePoint 2013SharePoint 2016SharePoint OnlineTool, Bot, App, Add-In

Der moderne Arbeitsplatz: Mein intelligentes Dokument weiß was ich will!

Ein erfolgreiches Telefongespräch zwischen Ihnen und Ihrem Kunden geht zu Ende. Bevor die nächsten Meetings eine Stunde später starten, soll das besprochene Angebot noch schnell versendet werden.

ABER: Nach Kopieren der Produkt- und Kundeninformationen geht sich das individuelle Anpassen nicht mehr aus und so schaffen Sie es erst am Abend das Angebot zu versenden. In Summe hat Sie diese Arbeit mehr als eine Stunde (und viele Nerven) gekostet! Ihr Kunde hat den ganzen Tag gewartet. Hat denn der moderne Arbeitsplatz für diese repetitive und zeitintensive Tätigkeit nicht schon eine Lösung zu bieten?

Die gute Nachricht: JA! Denn das Generieren individueller und komplexer Dokumente geht nun automatisiert und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge – mit dox42!

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AllgemeinVeranstaltung, Event, Konferenz

#ESPC16 Tag 2, Bericht 2, Meine Zusammenfassung

Auch Tag 2 der European SharePoint Conference 2016 #ESPC16 war mit interessanten Vorträgen vollgepackt. Die Entscheidung ist schwer gefallen und nicht alles ist sich ausgegangen – dafür konnte ich für die nächsten Projekte ein paar Anregungen mitnehmen.

Building Intelligent Apps Using the Microsoft Graph

Microsoft Graph war mir schon ein Begriff, aber bis jetzt hat sich noch keine Möglichkeit geboten, damit zu arbeiten. Im Rahmen dieses interessanten und sehr gut gestalteten Vortrags von Roy Sheinfeld habe ich das erste Mal einige erste Geh-Versuche im praktischen Microsoft Graph Explorer gewagt:

Microsoft Graph Explorer Screenshot
Microsoft Graph Explorer

Natürlich gibt’s nicht nur die Möglichkeit Profildaten abzufragen sondern den – im Endausbau – vollständigen Zugriff auf alle Daten die durch alle APIs aus Microsoft Cloud Diensten zur Verfügung gestellt werden.

Microsoft Graph will eine „unified API“ sein, die den Zugriff auf Daten bündelt. Dort, wo früher pro Anwendung/Service eine eigene API zur Verfügung gestellt wurde, wird jetzt ein anderer Endpunkt in der Microsoft Graph API angesprochen.

Hier wird es noch einen gesonderten Beitrag geben, um die Möglichkeiten aufzuzeigen (Link folgt hier).

Introducing the Office 365 Dev PnP Partner Pack

Das Patterns & Practices Paket für Office 365 ist schon einige Zeit veröffentlicht. Paolo Pialorsi zeigte uns die Möglicheit, auch als Nicht-Administrator Site Collections anlegen zu lassen (die erforderlichen Berechtigungen kommen über das App-Modell).

Der Setup-Vorgang um das zu ermöglichen ist aktuell allerdings noch ein ziemlicher Alptraum. Die manuelle Variante ist Schritt für Schritt im PnP Wiki erklärt, auf Channel 9 ist auch ein Video um den Setup-Vorgang zu erklären. Der manuelle Weg wird durch einige PowerShell Commandlets erleichtert, die ebenfalls im Github Repository zu finden sind.

Zwar wird das ganze als „easy to setup and maintain“ beschrieben, ich würde das allerdings nicht „easy“ nennen. Paolo selbst hat dann zugestanden: „it could be easier“.

Ein automatisches Setup-Tool mit einem Assistenten ist in Arbeit und soll noch dieses Jahr im Dezember erscheinen (sprich: wohl eher Q1 2017).

Nach dem Setup steht in den Site Settings eine neue Option zur Verfügung:

  • Save Site as Template -> Save Site as Provisioning Template.

Durchgestrichen ist die alte Option deshalb, weil das ohnehin nicht (mehr) verwendet werden sollte. Die neue Option ist auch nicht (mehr) abhängig von Publishing Features.

Wird „Save Site as Provisioning Template“ ausgewählt, entsteht im Hintergrund ein Azure Job. Dieser Job wird nach Abarbeitung ein Template in einer Dokumentenbibliothek ablegen. Dieses Template kann dann weiterverwendet werden um neue Sites zu provisionieren.

SharePoint Templates Gallery
SharePoint Templates Gallery

Alternative zu selbst erstellten Templates kann auch ein Template aus der unlängst eröffneten SharePoint Templates Gallery verwenden. Dort wurden zum Start bereits einige Vorlagen hinterlegt, mit der Zeit sollte die Auswahl größer werden.

Nicht vergessen: Patterns & Practices Owner ist SharePoint Engineering. Für uns ein Hinweis, dass hier verlässliche und überdauernde Technologie und Erkenntnisse produziert werden.

Zu diesem Thema wird es von uns noch das eine oder andere Blogpost geben, nachdem wir uns damit erst im Detail beschäftigen werden.

Build business apps for Office 365 – InfoPath, PowerApps, Flow and more

Für mich ein recht flacher Vortrag mit wenig neuen Inhalten: InfoPath ist gar nicht vorgekommen (Warum auch?), PowerApps und Flow haben wir intern schon eingehend zerlegt.

Chris McNulty hat die interessante Verbindung zwischen PowerApps, Flow, erfassten Daten und Power BI bereits in einem Vortrag am Tag 1  erwähnt. John White hat in ein paar Folien weitere Szenarien gezeigt, wie Power BI am Desktop und in der Cloud mit Daten interagieren kann bzw. wie der Publikationsworkflow aussieht.

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